Эффективная работа с дебиторской задолженностью

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Эффективная работа с дебиторской задолженностью». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Причины возникновения

Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:

• контрагент сознательно не оплачивает долг, направляя средства на другие, более приоритетные цели;
• у покупателя нет денег, чтобы рассчитаться с вами;
• вы столкнулись с недобросовестным партнером;
• ваши работники не предприняли соответствующие меры для своевременного возврата долга;
• контрагент сознательно уклоняется от расчетов, кредитуя за счет вас свой бизнес.

Практика применения метода проведения переговоров

Применение указанного метода проведения переговоров можно рассмотреть на практическом примере, и особенно нужно обратить внимание на пятый этап как самый важный.

— Павел Сергеевич, как вы считаете, что нужно сделать, чтобы закрыть долг в 300 тыс. руб. к 1 ноября?

— Это не получится. Сейчас нет денег, и неизвестно, когда они появятся.	Вполне обычный ответ. Нужно сделать вид, что он для кредитора ничего не значит.
— У вас денег нет вообще? Вы планируете провести банкротство?	Нужно показать абсурдность возражения оппоненту.
— Нет, банкротство не планируем, просто сейчас недостаток средств.	Нужно добиться понимания абсурдности возражения оппонентом по вопросу отсутствия средств.
— Павел Сергеевич, я понимаю — в бизнесе редко бывают свободные деньги. Однако нам все же нужно решить вопрос с вашей задолженностью, чтобы к 1 ноября закрывающие документы были подписаны обеими сторонами. Что вы предлагаете предпринять для этого?	Нужно выразить понимание для сохранения с дебитором эмоционального контакта.
— Мы может направить вам 30 тыс. на этой неделе. Но это максимально, что мы можем сделать.	Наблюдается небольшое продвижение в переговорах, клиент переключился на волну «как погасить долги», но пока еще слабо.
— Это, конечно, хорошо, Павел Сергеевич. Но все же этого недостаточно, поскольку до 1 ноября остался всего месяц. А такими темпами вы сможете погасить меньше половины долга. Я напомню, что с 1 ноября будет полгода, как по законодательству произошло нарушение договорных обязательств. И вы уже полгода пользуетесь оборотными средствами. Средний процент за пользование оборотными средствами сейчас составляет 10% в год. Сумма вашей задолженности может возрасти с учетом этого момента на 30 тыс. руб. Именно поэтому нам нужно решить вопрос с погашением долга до 1 ноября в полном объеме.	Нужно повторно вернуться к цели переговоров — возврат дебиторской задолженности — и передать эту цель дебитору. Нужно поселись в голове оппонента мысль о необходимости возврата долга. Этот метод сравним с методом «заезженной пластинки», когда одна и та же мысль повторяется несколько раз. И одновременно с этим задается вопрос о том, что делать в такой ситуации. Иногда бывает бесполезно предлагать дебитору варианты действий, пока он сам не настроится, что это нужно сделать, и не начнет думать о возврате долга. Также оппонента нужно похвалить — «Хорошо, Павел Сергеевич». Но в то же время надо показать, что решение, принятое дебитором, не полностью соответствует поставленной цели — возврат долга. Нужно сформулировать необходимость оплатить в полном объеме и подчеркнуть увеличение обязательств с течением времени, а не уменьшение. При этом следует на конкретном примере показать, на сколько увеличатся обязательства, и пресечь попытку оплатить долг позже обозначенной даты. И в качестве итога — еще раз повторить необходимость достижения обозначенной цели в указанный срок.
— А если не погасим долг, что вы сделаете?	Дебитор хочет оценить происходящую ситуацию и понять, что выгоднее — заплатить долг или еще подождать.
— В такой ситуации я лично уже ничего не смогу сделать для решения вопроса. Вполне возможно, после 1 ноября ваш вопрос будет передан в службу безопасности компании или на аутсорсинг. При такой ситуации не понятно, какие методы будут применяться для взыскания долга. Именно поэтому я предлагаю вам гасить задолженность равными частями по 75 тыс. руб. в неделю, чтобы к 1 ноября закрыть этот вопрос.	На этом шаге нельзя угрожать, но нужно обозначить, что угроза вполне возможна, и вы не сможете никак на нее повлиять. Нужно внушить дебитору мысль, что лучше оплатить долг сейчас, чем ждать негативные последствия и разбираться с ними. Также вполне уместно подсказать должнику, как именно можно решить вопрос. И, не дожидаясь ответа, вновь обозначить цель переговоров — погашение задолженности в полном объеме к установленной дате.
— Это очень большая сумма!	Сопротивление со стороны дебитора вполне допустимо.
— Есть и другой вариант решения вопроса. Можно погасить долг двумя равными платежами по 150 тыс. руб.	В этом случае происходит пресечение попыток дебитора сопротивляться предложенным вариантам с помощью повышения ставки с 70 до 150 тыс. руб. При этом кредитор демонстрирует непоколебимость, но в то же время сохраняет эмоциональное расположение к партнеру.
— Такой вариант вообще нереальный!	Данный ответ соответствует задуманному плану переговоров.
— Тогда подскажите, какой вариант для вас реальный для погашения долга к 1 ноября?	Предоставляем должнику возможность предоставить свой вариант, проявив активность и волю при решении вопроса.
— У меня есть возможность платить по 50 тыс. руб.	Очень хорошо, поскольку планка поднялась с 30 до 50 тыс. руб.
— Однако к 1 ноября это только 200 тыс. рублей.	Нужно показать недовольство и несоответствие такого варианта конечной цели — уплата долга полностью.
— Это максимально, что я могу сделать.	Должник подтверждает, что, по всей вероятности, достигнут максимум, на который он может пойти без ущерба для себя.
— Полагаю, что такой вариант может отсрочить передачу вашего вопроса в службу безопасности. Для нас главное — восстановление экономической безопасности компании и сохранение конструктивного взаимодействия с каждым партнером, даже если есть какие-то временные трудности. Что касается второй части вашего долга, предлагаю обсудить этот вопрос в конце октября, например, числа 24-25, после погашения первой части долга. Павел Сергеевич, еще раз уточним, когда для вас оптимально вносить еженедельные платежи в 50 тыс. руб. для погашения первой части долга?	Нужно показать, что дебитор предложил верный вариант, который помог отодвинуть нависшую над ним угрозу, однако не в полной мере. Надо обозначить, что угроза все же сохраняется, и она целиком зависит от его действий. Только дебитор может ее устранить, закрыв долг полностью. Обозначаем точную цифру — договоренность на еженедельную оплату 50 тыс. руб. В дополнение нужно установить конкретную дату следующих переговоров для решения вопроса по погашению оставшейся части долга.

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — это сумма денежных средств, не оплаченная кредитору за предоставленные услуги или поставленные товары. Должник, который принял товар, услуги или работы по сделке, признал требование кредитора, но не исполнил его по факту, называется дебитором.

В настоящее время все организации функционируют с дебиторской задолженностью, поскольку она является частью имущества юридического лица и возникает по причине:

• Намерения компании-должника воспользоваться дополнительными, на некоторое время бесплатными, оборотными средствами.
• Возможности расширить рынок сбыта товаров, работ и услуг для организации-кредитора.
• Договорных отношений, при которых момент приобретения права собственности на товары (работы или услуги) не совпадает по времени с их оплатой.

Дебиторская задолженность входит в оборотный капитал компании, потому её увеличение грозит финансовыми потерями для компании. Для предотвращения требуется поддерживать оптимальный уровень задолженности посредством мониторинга должников и взыскания денежных средств, не уплаченных по сделке, в добровольном или принудительном порядке.

Если внесудебный или досудебный способы возврата не привел к погашению задолженности, или очевидно, что в их применении нет смысла (должник уклоняется от переговоров), придётся обращаться в суд.

Судебный порядок предусматривает обращение компании в арбитражный суд, рассмотрение дела судьёй, принятие решения и его последующее принудительное исполнение.

Предполагаемому истцу рекомендуется ознакомиться с выпиской из ЕГРЮЛ на компанию-должника. Если общество ликвидировано, предъявить к нему претензий невозможно.

Взыскание по договору — экономический спор, который возник в процессе хозяйственной деятельности предприятий. Поэтому иск необходимо подавать в арбитражный суд того субъекта РФ, где зарегистрировано место нахождения ответчика. Если ответчиков несколько и находятся они в разных регионах, выбор арбитражного суда принадлежит истцу.

Из каких этапов состоит порядок взыскания дебиторской задолженности?

Сразу стоит отметить, что по своей сути процесс взыскания дебиторской задолженности не сильно отличается от других арбитражных споров, а значит, на него распространяются те же правила и принципы, которые действуют для других подобных конфликтов. Из этого можно сделать вывод, что взыскать дебиторку можно двумя путями – в досудебном порядке и обратившись с иском в арбитражный суд. И так же, как и с другими арбитражными спорами, претензионный порядок является обязательным, а значит, напрямую идти в суд нельзя – исковое заявление будет отклонено из-за того, что не соблюдены нормы законодательства об обязательной попытке досудебного урегулирования. Ниже мы рассмотрим особенности процедуры каждого из способов взыскания долга.

Простые меры, позволяющие минимизировать риск возникновения дебиторской задолженности

Просроченная дебиторская задолженность несет большие риски для компании, особенно если контрагенты должны крупные сумму. Она влечет за собой снижение дохода и прибыли, возникновение кредиторской задолженности, проблемы с кадрами, др. Ведь из-за того, что контрагенты вовремя не рассчитались, компания может не успеть погасить собственную задолженность перед другими партнерами, закупить новый товар/оборудование, своевременно выплатить зарплату.

Чтобы не допустить ситуации, когда деньги на бумаге есть, а по факту — нет и возвращать их никто не собирается, необходимо постоянно осуществлять мониторинг дебиторской задолженности. Его суть — в отслеживании платежей по текущей задолженности и напоминании контрагентам о том, что подходит срок платежа. Также в рамках мониторинга нужно сразу отмечать просроченные платежи и незамедлительно предпринимать меры по взысканию дебиторской задолженности.

Первый шаг: досудебные процедуры

Организация должна определить, что считать дебиторской задолженностью, какая просрочка от клиентов допускается, какая не допускается. Это будет считаться своего рода красными линиями, которые обозначают начало претензионной работы с контрагентом.

Сроки, по которым платежи можно считать просроченными, определяются для каждой конкретной организации исходя из специфики производства, регулярности отношений между контрагентами. Речь идет о том, что некоторые организации могут как разового отгружать товар, оказывать услугу, так и проводить такие операции регулярно. В каждом случае сроки определяются индивидуально.

Тем не менее, если просрочка составляет две недели, то уже можно начинать переговорный процесс, который по ка еще не является претензионной работой. Если в рамках переговоров не удалось достигнуть какой-то договоренности, определить сроки погашения задолженности, то необходимо переходить к претензионной работе – т.е. написать клиенту претензию, в рамках которой выразить — какие именно обязательства контрагентом не исполнены.

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Претензия в договорных отношениях — это сообщение контрагенту о том, что он не исполнил или ненадлежащим образом исполнил свои обязательства. Обычно содержит требование об устранении нарушения или о расторжении договора.

В большинстве случаев под претензией понимают документ, который будущий истец направляет, чтобы соблюсти обязательный досудебный (претензионный) порядок. Однако на практике пострадавшая сторона может последовательно предъявить несколько претензий по одному нарушению, прежде чем решиться на судебное разбирательство.

Неформальная претензия обычно предъявляется устно или в переписке рядовых сотрудников двух организаций. Это может быть сообщение о том, что обнаружено нарушение, напоминание о пропущенном сроке исполнения обязанности и т.п. Целью такой претензии может быть предварительная проверка факта нарушения. В ней нет жестких требований или сообщения о намерении обратиться в суд. Пример такой претензии — звонок в бухгалтерию арендатора с сообщением о том, что арендная плата не поступила на счет арендодателя в установленный договором срок, и просьбой разъяснить ситуацию.

Письменную претензию обычно предъявляют, когда пострадавший убедился в обоснованности своих требований, а неформальное обращение к нарушителю не привело к желаемому результату. Такую претензию направляют по правилам для юридически значимых сообщений. Делается это для того, чтобы, если требование не будет исполнено, данный документ можно было использовать как доказательство соблюдения досудебного порядка урегулирования спора, когда он обязателен.

Энциклопедия спорных ситуаций СПС КонсультантПлюс позволит увидеть разные точки зрения по одному и тому же вопросу: что думает Минфин, налоговая, суды.

Что указать в претензии?

Компания теряет доход и оборотные средства именно при безнадежных обязательствах. Если их накапливается слишком много, фирма уже не в состоянии выплачивать зарплату, отчислять налоги, закупать сырье и производить товары, что грозит банкротством.

Потому менеджеры обязаны добиваться исполнения контрактов и предотвращать ситуации невыплат. Для этого они могут применять следующие методы:

• Инвентаризировать – проверять сделки на предмет рисков; делать это можно по своей инициативе и любое время, а при кражах, недоимках, принятии решения о ликвидации, составлении годовой отчетности проводить данную процедуру уже необходимо. Результаты оформляются как специальный акт и подтверждаются справкой.
• Сопоставлять трудозатраты – возможно, сумма дебиторской задолженности меньше, придется потратить на судебные издержки и адвокатов. Чтобы сэкономить время, полезно устанавливать минимумы и рассматривать только те сделки, в которых фигурируют цифры выше определенной отметки.
• Определять делайны и регулярно напоминать контрагентам о том, к каким датам они обязаны рассчитаться по договорам. Естественно, отделу учета понадобится сверить всю информацию, в том числе и об отгрузках, а после – рассылать соответствующие уведомления ответственным лицам партнеров и/или клиентов.
• Проверять вторую сторону на предмет платежеспособности – если она уже проходит через процедуру банкротства, необходимо в спешном порядке предпринимать все действия, позволяющие оказаться в реестре кредиторов. Допустимо обращаться в картотеку арбитражных дел, а также узнавать, открыто ли дело о ликвидации, и если да, то на каком оно этапе, используя для этого Единый федеральный реестр и «Прозрачный бизнес» от ФНС.

Учитывайте, что к дебиторской задолженности относятся и всевозможные санкции, допустим, еще и штраф или неустойка. Даже если они не прописаны в договоре, кредитор вправе требовать стяжание пени согласно ставке Центрального банка.

Процедура начинается с составления предварительной претензии: юрист фирмы направляет второй стороне официальное письмо с требованием погасить обязательства. В случае отказа или игнорирования данного уведомления дело переходит в суд.

Когда речь идет о 400 000 рублей и меньше, допустимо сразу инициировать выдачу исполнительного листа. Если требуется выплатить больше, иск передается в арбитраж, вместе с копией претензии, ответом и свидетельствами неисполнения контракта – счетами, актами и тому подобными документами.

При удовлетворении заявки за взыскание отвечают приставы. И даже при банкротстве ответчика оно все еще возможно: если компания окажется в реестре (очереди) кредиторов, она получит деньги после реализации имущества ликвидированного лица на аукционе.

Внешняя дебиторская задолженность – это обязательства контрагентов, и право на ее взыскание можно переуступить третьим лицам за какую-то плату, избавив себя от различных разбирательств и тяжб. Подобная сделка оформляется одним из следующих способов:

• Через цессию – на безвозмездной основе, с вознаграждением или по трехстороннему договору; в обязательном порядке регистрируется в Росреестре, если дело касается недвижимости.
• Через факторинг – в этом случае продавец при отгрузке товара выставляет счет третьей фирме, она переводит ему сначала основную часть денег, потом – остаток, а непосредственный покупатель рассчитывается с ней уже по итогам реализации заказанной продукции.
• Через вексель – эту ценную бумагу можно получить в качестве оплаты, а затем передать кому-нибудь еще. Удобно, что она же выступит в роли доказательства наличия обязательств.

Что такое дебиторская задолженность

Она представляет собой разрыв между предоставлением услуг / продажи товара и моментом поступления средств на расчётный счёт предприятия. Иными словами, это задолженность юридических или физических лиц предприятию за реализованные услуги, товары или работы.

Бухгалтеры учитывают дебиторский долг в отчёте в качестве прибыли, несмотря на то, что данный актив ещё не поступил на расчётный счёт компании. Поэтому контроль такого фактора необходим, поскольку он напрямую сказывается на состоянии активов предприятия.

КАКОВЫ ВИДЫ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

1. По продолжительности:
   1. краткосрочная – оплата долга в течение 12 месяцев с возникновения обязанности оплатить;
   2. долгосрочная –оплаты долга в течение более 1 года.
2. По моменту возникновения:
   1. нормальная – должник принял товары, работы, услуги, а срок их оплаты еще не наступил;
   2. просроченная – должник принял товары, работы, услуги, но не оплатил их в срок.
3. По возможности получения с должника:
   1. надежная – должник платежеспособен, ожидается оплата товара, работ, услуг;
   2. сомнительная – должник не произвел оплату и не обеспечил обязательство залогом, поручительством, независимой гарантией;
   3. безнадежная (нереальная к взысканию) – должник не оплатил товары, работы, услуги, а теперь
      • срок исковой давности взыскания долга истек;
      • должник ликвидирован;
      • обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения или на основании акта государственного органа;
      • судебные приставы не смогли взыскать долг, т.к. не нашли место нахождения или имущество должника, и др.

Итак, трудности получения денежных средств возникают с такими видами дебиторской задолженности, как долгосрочная, просроченная, сомнительная и безнадежная.

Каждая компания имеет дело с дебиторской задолженностью, поэтому руководитель и ответственные сотрудники компании должны знать методы управления дебиторскими долгами и использовать подходящие способы взыскания «дебиторки».

Судебные споры о взыскании дебиторской задолженности – одна из наиболее популярных категорий судебных дел. Однако наша профессиональная помощь в работе с дебиторской задолженностью не сводится к написанию иска, поскольку инициирование судебного разбирательства не всегда является наиболее адекватным и приемлемым способом взыскания долга. Каждый случай имеет нюансы.

По этой причине, обратившись к нам, вы можете рассчитывать не только на составление требуемых бухгалтерских и юридических документов, но и на комплексный анализ ситуации с алгоритмом ваших возможных действий и рекомендацией наилучшей стратегии.

Обращение в суд и исполнительное производство

Подготовка к суду и сам процесс требуют существенных временных и финансовых ресурсов. В особо сложных случаях разбирательство может длиться несколько лет и пройти не один круг инстанций. Поэтому с обращением в суд не стоит торопиться до тех пор, пока не станет ясно, что с должником невозможно договориться и он не хочет ­воспользоваться перечисленными выше способами.

В договоре обычно указывается срок рассмотрения претензий (одна-две недели). Если к моменту истечения этого срока от должника не поступил ответ либо он не удовлетворил кредитора, можно начинать ­подготовку ­искового заявления.

В заявлении должны быть указаны:

• конкретные обстоятельства заключения, исполнения и расторжения договора (если он расторгнут);
• факты нарушения должником своих обязанностей со ссылкой на пункты договора и правовые нормы;
• требования (иначе кредитор может так ничего и не получить);
• расчет госпошлины (иначе суд оставит заявление без движения) и т.д.

Кроме того, стоит озаботиться подборкой доказательств, подтверждающих исполнение обязательств кредитором и свидетельствующих об уклонении должника от встречного исполнения. Такими доказательствами могут быть накладные, счета-фактуры, передаточные акты, ­выписка из расчетного счета, акты сверки и т.д.

Возможно, у кредитора возникнут опасения, что должник избавится от своих активов. Тогда можно заявить ходатайство об обеспечении иска и наложении ареста на имущество или деньги недобросовестного ­контрагента.

Если суд вынесет положительное решение, за работу возьмутся судебные приставы. Но это не значит, что теперь можно ожидать поступления денег сложа руки. Чтобы вернуть долг, работу приставов нужно контролировать, предоставлять всю имеющуюся информацию о наличии у ответчика денег и имущества, на которое можно обратить взыскание, или даже вести работу за них (подготавливать запросы, требования, ­постановления, обеспечивать доставку документов и т.д.).

1. По возможности используйте для расчетов альтернативные инструменты, например, факторинг, работу по предоплате и т.д.

2. Следите за тем, чтобы дебиторской задолженность, если она у вас появилась, считалась уже вашей прибылью, а не суммой, из которой вы сами должны расплачиваться по своим счетам.

3. Убедитесь, что в договоре с новым контрагентом будут зафиксированы цены и тарифы, прописан момент возникновения обязанности оплаты, предусмотрены санкции за несвоевременные платежи и проч.

4. При составлении договора обсудите с контрагентом возможность включения обеспечения, права удержания товара или результата работ.

5. Рассмотрите вариант страхования дебиторской задолженности.

6. Обязательно собирайте, правильно оформляйте и храните договоры и документацию, подтверждающую ту или иную операцию с контрагентом.

7. Подписывайте акты сверки взаимных расчетов.

8. Контролируйте сроки платежей.

9. Напоминайте о предстоящем платеже.

10. Установите и пропишите порядок действий в случае просрочки.

11. Выделите отдельного человека (не продавца), который будет собирать «дебиторку».

12. Пропишите алгоритм или схему действий, как должен работать человек, который собирает дебиторку.

13. Будьте жестки в плане сбора дебиторки с вашими клиентами. Не бойтесь потерять тех, кто вам не платит.

Похожие записи:

• Как вписать себя в электронный ПТС
• Что интересного в Азии — путешествие и виза в Камбоджу
• Региональный материнский капитал