Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал учета электронных трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек.
Трудовые книжки приняты в качестве бланка строгой отчётности:
| Дебет | Кредит | Пояснение |
| 006 | Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности | |
| 91 | 60 | Стоимость трудовых книжек принята в качестве расходов |
| 19 | 60 | Отражён НДС |
| 006 | Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам | |
| 73 | 91 | Возмещение стоимости трудовой книжки сотрудниками при увольнении и получении трудовой книжки на руки |
| 91 | 68 | Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек |
| 50 | 73 | Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек |
Как заполнять журнал учета движения и выдачи трудовых книжек и является ли его заполнение обязательным
Законодатель относит трудовые книжки к числу документов, подлинники которых в случае их неистребования владельцем необходимо хранить не менее 75 лет. Такая обязанность работодателя указана в п. 664 разд. 8.1 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Данный документ распространяет свое действие на деятельность госорганов, любых организаций.
В этом же акте приведен и такой документ, как журнал учета движения трудовых книжек, который должен находиться в сохранности 75 лет (подп. «в» п. 695 разд. 8.1 приказа № 558). Исходя из того, что законодатель упоминает о данном журнале и указывает срок его хранения, его заполнение уполномоченным лицом является обязательным.
Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:
- 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
- 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
- в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
- 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
- в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
- 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
- 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
- 10-я графа – для подписи кадровика, которому передавалась трудовая книжка;
- в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней. Эту графу заполняют в случае, когда книжка заводится вновь. В остальных случаях в ней просто ставится пометка в виде прочерка;
- в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.
При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.
Что делать со старыми бланками трудовых книжек
Новая форма бумажной трудовой книжки и порядок ее заполнения и хранения утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. При этом бланки трудовых книжек нового образца введены в действие только с 1 января 2023 года (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Поэтому, несмотря на то, что с формой нового бланка трудовой книжки все организации ознакомились еще в 2021 году, применять его стали только с начала 2023 года.
Но и здесь есть нюанс. Если у вас есть запас бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, вы можете продолжать использовать их без ограничения срока (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Иными словами, до тех пор, пока у вас не закончатся ранее приобретенные бланки трудовых книжек, закупать бланки нового образца не надо.
Трудовую книжку можно оформлять на бланке образца 2003 года (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в настоящее время утратило силу).
Запас бланков трудовых книжек образца 2003 года в организации может не закончиться довольно продолжительное время. Дело в том, что чаще всего организациям требовались бланки трудовых книжек в случае принятия на работу сотрудника, который трудоустраивается впервые, то есть ранее нигде не работал. И именно первый работодатель обязан был оформить такому работнику бумажную трудовую книжку.
Сейчас действует следующее правило – если работник впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года (п. 8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Таким образом, с 2021 года работодатель не оформляет бумажные трудовые книжки новичкам, у которых отсутствует трудовой стаж.
Бланк трудовой книжки потребуется оформить в случае. если сотрудник на момент трудоустройства в организацию уже имел трудовой стаж, но бумажная трудовая книжка у него отсутствует, например, по причине утраты или порчи (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
Также бланк трудовой книжки понадобится для оформления дубликата документа. Правила оформления дубликата трудовой книжки определены в разделе 5 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда № 320н.
Бланки вкладышей в трудовую книжку могут закончиться быстрее. Вкладыш оформляется в том случае, если в трудовой книжке все страницы одного из разделов заполнены. Учитывая, что в бланке трудовой книжки образца 2003 года для раздела «Сведения о работе» отведено только 10 разворотов (в бланке нового образца – 14 разворотов), страницы данного раздела заканчиваются довольно быстро. И часто приходится оформлять даже не по одному вкладышу в трудовую книжку.
Бланками вкладышей образца 2003 года вы можете пользоваться до тех пор, пока они у вас не закончатся, а потом приобрети уже бланки нового образца.
Также обращаем внимание, что переоформление действующих трудовых книжек не требуется. Если новый работник принесет вам трудовую книжку образца 2003 года или более ранних образцов (например, работник представит трудовую книжку колхозника), вы должны сделать запись и приеме на работу в предъявленной трудовой книжке. Заводить трудовую книжку на новом бланке не надо.
Как оформляется книга учета — опломбирование и шнуровка
Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней длится годы, а то и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет. Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Но ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Напомним, что утверждены правила Поставновлением № 22. Этот нормативный акт определяем в том числее, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, нумеровать страницы, использовать печать и так далее. Рассмотрим эти правила.
Обязательные требования к оформлению:
- страницы нумеруются заранее, до начала использования;
- книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
- заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.
При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером. При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.
ВАЖНО!
Инструкция по заполнению при увольнении
Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.
Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.
Федеральным законом от 06.04.15 г. № 82-ФЗ для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации.
В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».
В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:
- на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
- при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).
Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Что будет за нарушение правил?
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:
- на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
- на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
- на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Инструкция по заполнению при увольнении
Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.
Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.
Зачем нужна книга регистрации трудовых
Журналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление).
Еще одна причина стандартизированного ведения документации – чтобы новый делопроизводитель смог легко разобраться в бумагах предшественника.
Порядок ведения книги учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.
При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку. Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой.
Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.
В случае смены ответственного лица составляют акт приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся на предприятии бланков книжек. После этого издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового.
Как осуществляются записи?
Тринадцать существующих на развороте журнала граф имеют строгое предназначение. Записи вносятся аккуратно шариковой ручкой ответственным лицом. Пробелов в колонках не должно быть: если отсутствует нужная информация, ставится прочерк.
В первой колонке проставляется порядковый номер регистрируемого документа (ТК или нового выданного вкладыша).
В три последующие графы вносится информация о дате принятия на работу, сдачи книжки (вкладыша) в ОК. Между указанными датами может пройти срок в пять, а то и семь дней.
Это связано с тем, что уже существующие документы могут быть переданы в отдел кадров в течение пяти дней с момента занятия должности, а случае заведения новой трудовой – в течение 7 дней, которые нужны для её оформления. Сроки определены соответствующими статьями ТК РФ и положениями Правил ведения и хранения – статья 66 и пункт 8.
Пятая колонка – место для внесения личной информации о владельце трудовой книжки.
В шестой указываются номер и серия ТК, форма которых может отличаться в зависимости от года издания формуляра.
Седьмая графа – указывается должность сотрудника или его функция на предприятии согласно штатному расписанию, а в восьмой – наименование подразделения (отдела, департамента, цеха и т. п.), где осуществляется трудовая деятельность. В девятой прописывается документ, давший основание для приёма на работу.
Согласно Правил…, п. 45, десятая колонка – это место для личной подписи уполномоченного лица, принимающего ТК.
11 графа – стоимость нового формуляра трудовой или вкладыша, оформляемого впервые. Если работником предоставлена была уже используемая книжка (вкладыш) или бланк был выдан безвозмездно, то в соответствующей графе ставится прочерк.
Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.
Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.
Общие правила учета кадровой документации
По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников.
Традиционно отдел кадров отвечает за документирование всех кадровых процедур и учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник.
Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена обязанность работодателя составлять журналы учета документации. Книга учета трудовых книжек пополняется новыми сведениями в двух случаях:
- при приеме работника;
- при его увольнении.
Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи в будущем.
Журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников, содержит сведения и о выдаче их на руки по требованию и при увольнении. Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4. Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима. Форму можно купить — она выпускается типографиями — или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования.