Должностные обязанности менеджера по закупкам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности менеджера по закупкам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Доверив специалистам управление торговым ассортиментом и товарными потоками, руководство определяет необходимые полномочия и зоны их ответственности, что должно быть зафиксировано в должностных инструкциях и в системе мотивации закупщиков.

Оценка и мотивация менеджера по закупкам

Важным аспектом организации работы менеджера по закупкам является разработка и реализация системы мотивации его труда. В ходе разработки компания определяет, какие показатели будут влиять на зарплату менеджеров по закупкам, устанавливает количественные показатели и механизмы расчета заработной платы на основе принятых показателей. После этого компания должна довести свою политику в области оплаты труда до закупщиков и ввести в действие систему мотивации.

Мотивация закупщика должна вытекать из его функциональных обязанностей и полномочий. Система мотивации менеджера по закупкам, как правило, базируется на следующих показателях:

• выполнение плана закупок;
• динамика уровня цен на закупленные товары;
• оборачиваемость закупленных товаров;
• процент выполнения заявок на закупку товаров.

В зависимости от специфики бизнеса к перечисленным выше можно добавить следующие показатели: процент брака в поставляемой продукции, процент не полностью выполненных заявок на ресурсы, процент рекламаций и т. п.

Все показатели системы мотивации закупщика должны быть связаны с теми результатами закупочной деятельности, на которые он реально может влиять (т. е. которые зависят именно от его работы).

Кроме того, эти показатели должны быть важными для конкретного предприятия (например, снижение поступления брака, рост оборачиваемости запасов). Как показывает практика, оклад менеджера по закупкам составляет не менее 50% от общего вознаграждения. Премиальная часть рассчитывается по установленным заранее показателям оценки работы.
В табллице ниже приведены показатели оценки менеджера по закупкам розничной торговой компании (44 — Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 218–219).

Важным показателем оценки менеджера по закупкам является соблюдение им профессиональных этических норм.

Профессиональная этика закупщиков включает такие аспекты взаимоотношений с поставщиками, как:

• соблюдение интересов своей компании;
• конфиденциальность информации;
• честная конкуренция;
• отношение к деловым подаркам от поставщиков.

Какие качества нужно развивать

В этой профессии вам могут пригодиться самые разные личностные качества, но прежде всего эти:

• Коммуникабельность (общение неотъемлемая часть этой работы, замкнутому и неразговорчивому человеку здесь будет сложно построить карьеру)

• Харизма (вы должны обладать определённым влиянием на людей, зачастую успешность сделки зависит от вашей убедительности)

• Аналитический ум (существенная часть вашей работы построена на аналитике и умении логически мыслить)

• Ответственность (подобный специалист должен быть готов принимать важные решения и быть готовым к последствиям)

• Стрессоустойчивость (ответственность, обязанности, временные ограничения и многое другое могут сильно давить на человека, учитесь эффективно справляться со стрессом)

Квалификационные требования

Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.

Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:

• высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
• знание основ договорного права и документооборота;
• знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
• знание основ ценообразования;
• базовые знания бухгалтерского учета;
• аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.

Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:

• знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
• специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
• опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.

Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:

• своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
• анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
• проводить переговоры с поставщиками;
• готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
• организовывать и участвовать в приемке товаров;
• готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
• содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
• мониторить товарооборот в организации;
• анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.

Должностные обязанности специалиста по закупкам 44-фз

В обязанности специалиста по закупкам согласно Закону №44-ФЗ может входить:

1. Разработка плана закупок, подготовка изменений для внесения в план закупок, размещение в единой информационной системе (ЕИС) плана закупок и внесенных поправок;

2. Составление плана-графика, подготовка изменений для внесения в план-график, размещение в ЕИС плана-графика и внесенных изменений;

3. Подготовка и размещение в ЕИС извещений о проведении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовка и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;

4. Проведение закупок;

5. Участие в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков, подготовка материалов для выполнения претензионно-исковой работы;

6. Другие полномочия, предусмотренные Законом №44-ФЗ.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера ООО «Нижегородметалл-Сервис» (далее – Общество).

1.2. Менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора Общества.

1.3. Менеджер относится к категории служащих и подчиняется непосредственно начальнику ПЗУ Общества.

1.4. На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее 1 года.

1.5. Менеджер должен знать:

– законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;

– рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;

– конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения;

– теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;

– теорию и практику работы с персоналом;

– формы и методы ведения рекламных кампаний;

– этику делового общения;

– основы технологии производства;

– методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;

– основы законодательства о труде;

– правила и нормы охраны труда.

1.6. Менеджер в своей деятельности руководствуется:

– локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;

– правилами внутреннего трудового распорядка;

– правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

– указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;

– настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия менеджера его обязанности возлагаются на лицо, назначенное Директором Общества. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Функциональные обязанности

Менеджер осуществляет следующие трудовые функции:

2.1. Организация и ведение закупок:

– поиск потенциальных поставщиков;

– ведение коммерческих переговоров с поставщиками в интересах Общества;

– оперативное реагирование на информацию, поступающую от поставщиков, и доведение ее до сведения Начальника ПЗУ;

– мотивация поставщиков на работу с Обществом.

2.2. Планирование и аналитическая работа:

– составление ежемесячного плана закупок;

– анализ статистических данных закупок, определение наличия и потребности в материалах на текущий момент и на будущие периоды, оптимизация складских запасов;

– предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом Общества;

– обеспечение маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, перспектив развития рынка сбыта;

– составление прогнозов по поставкам продукции на склад.

2.3. Обеспечение закупок:

– прием и обработка заказов от клиентов Общества;

– окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад;

– взаимодействие с подразделениями Общества с целью выполнения возложенных задач;

– участие в рабочих совещаниях;

– ведение рабочей и отчетной документации.

– поддержание в активном состоянии данных о поставщиках в информационной системе.

– участие в рассмотрении поступающих претензий и жалоб от поставщиков.

– обеспечение своевременного поступления продукции на склад на основании документов от поставщиков, заполненных в соответствии с законодательством;

– недопущение дебиторской задолжности по расчетам с поставщиками;

Менеджер имеет право:

3.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

3.2. Запрашивать лично или по поручению начальника ПЗУ отчеты и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.3. Требовать от Начальника ПЗУ оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.4. Требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

3.5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов по закупкам, входящих в компетенцию менеджера.

Менеджер несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, – и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

5. Условия работы

5.1. Режим работы менеджера определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

5.2. В связи с производственной необходимостью менеджер может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Профессия менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам — это специалист, который занимается снабжением организации продукцией, необходимой ей для ведения деятельности или для перепродажи. Представьте большую компанию с тысячей сотрудников: один только документооборот потребует определённого количества бумаги, канцелярских принадлежностей и офисной техники. Кто-то должен это закупать, притом по выгодным для компании ценам. Другой пример — супермаркет с продуктами и бытовыми товарами. Необходимо формировать разнообразный ассортимент из нескольких тысяч позиций, каждая из которых в конечном итоге должна обрести своего покупателя. Снабжение организации и есть главная задача менеджера по закупкам.

Следует осознавать, что в разных организациях функции таких менеджеров будут существенно отличаться. В некоторых компаниях есть готовый перечень продукции, которую необходимо купить по самой низкой стоимости. В других фирмах от менеджеров требуют самостоятельно определять позиции — категории и параметры товаров, производителей — и закупать их по приемлемой цене. Что именно будет делать менеджер по закупкам на рабочем месте, напрямую зависит от его работодателя.

Описание и характеристика профессии

За все, что связано со снабжением, несет ответственность менеджер по закупкам. От правильно налаженной работы с поставщиками сегодня во многом зависит прибыль производственного предприятия или торговой компании. Эта должность есть в большинстве средних и практически во всех крупных фирмах – без нее совершенно не обойтись, менеджеры по закупкам нужны даже в ресторанах.

Именно этот сотрудник делает все необходимое, чтобы найти наиболее выгодные для компании предложения и пополняет склады качественным и недорогим сырьем и товарами, которые нужны для бесперебойной работы предприятия. Он должен разбираться в специфике деятельности таможни, вопросах права и стратегиях ценообразования, знать иностранные языки, без которых не обойтись во время переговоров с зарубежными партнерами, иметь ясное представление обо всей логистической цепочке.

От менеджера по закупкам напрямую зависит нормальная деятельность компании. Это важный для фирмы специалист, к которому предъявляются высокие требования.

Важность должностной инструкции

Документ необходим любой компании, независимо от численности отдела, системы организации его работы. Инструкция используется для правильного подбора кадров, распределения обязанностей, повышения их квалификации. Вот еще несколько причин, по которым следует ее составить:

• легче найти ответственного в случае ошибки, конфликтной ситуации;
• новому работнику проще адаптироваться, если из инструкции он твердо знает, что ему нужно делать;
• инструкция ложится в основу оценки результатов деятельности отдела. На основе оценки руководитель отдела принимает решение о повышении, увольнении, премировании работника.

Документ формирует либо HR-специалист, либо начальник отдела. В небольших компаниях составлением часто занимается собственник бизнеса. Таким образом, в документе для работников отдела закупок должны быть прописаны такие данные:

• общие положения о должности – требования к профессиональной подготовке сотрудника, квалификация;
• задачи, функции и обязанности;
• права менеджера по закупкам;
• зона ответственности;
• взаимодействие с другими подразделениями или сотрудниками;
• мотивация работника, система расчета его гонорара.

Если инструкция составлена верно, и менеджеры работают в соответствии с ней, то продуктивность отдела повышается. Вот какие изменения наблюдаются в компании:

• издержки на закупки в структуре общих логистических затрат сокращаются;
• количество бракованной продукции становится меньше;
• закупки совершаются вовремя, то есть на складе всегда есть необходимое количество товаров;
• сокращается количество ситуаций, когда производство встало из-за нехватки материалов или сырья;
• число полученных и выполненных заявок растет.

Квалификация менеджеров

В должностной инструкции должны быть прописаны требования к квалификации работника. Конкретный перечень необходимых навыков утверждается в зависимости от модели закупок и зоны ответственности сотрудника. Вот общий перечень того, что он должен знать:

• методы управления финансовыми потоками для логистики;
• правила составления договора на поставку товаров;
• факторы, на которые следует обращать внимание при выборе поставщика;
• методы управления закупками и повышения их эффективности;
• методы и различные модели;
• операции, которые входят в процесс, и правила их выполнения;
• санкции, которые применяются к обеим сторонам при несоблюдении договора на поставку.

Кроме того, работники отдела много контактируют с представителями других подразделений, а также с поставщиками. Значит, требуется знание делового этикета, правил общения по переписке.

Необходимые умения также прописываются в инструкции. Чаще всего от отдела закупок требуется следующее:

• выбор лучших условий приобретения товара и умение обосновать этот выбор;
• правильное оформление документов – как договоров с поставщиками, так и внутренней отчетности;
• поддержание отношений с постоянными поставщиками или с перспективными контрагентами;
• получение информации о том ассортименте, который предлагает поставщик, и анализ этих данных;
• проведение обзора рынка поставщиков, сравнение их;
• ведение переговоров;
• укрепление имиджа, репутации своей компании за счет правильно выстроенных отношений с контрагентами.

Менеджер по закупкам: обязанности, требования, инструкции

Менеджер по закупкам – сотрудник, который должен быть в штате любого предприятия, осуществляющего торговую деятельность. Он лучше всех осведомлен, как правильно вести с поставщиками переговоры и настроить их на дальнейшее сотрудничество, где выгоднее всего совершить закупку товара, как выработать наиболее подходящую стратегию для фирмы.

1. Суть работы менеджера по закупкам 2. Требования к менеджеру по закупкам 3. Обязанности менеджера по закупкам 4. Положительные и отрицательные стороны профессии

Данная сфера деятельности связана с поиском поставщиков и осуществлением закупок, изучением рынка, решением различных проблем.

На работу менеджера влияет вид торговли и направление.

В том случае, если деятельность компании может позволить заблаговременно рассчитать и определить реализацию товаров, то его обязанности будут заключаться только лишь в совершении закупок согласно плану.

А когда есть необходимость в приобретении эксклюзивных или сезонных вещей, дорогой косметики, украшений, тогда на менеджера возлагается ответственность за поиск товаров и расчет объемов продаж за минимальный период.

Основной целью менеджера является поиск и выработка конкретной стратегии для осуществления закупок, а также определение некоего равновесия между закупкой и продажами. Конечно же, сотрудник также должен следить за тем, чтобы реализуемый товар соответствовал потребностям покупателя и продавался в минимальные сроки на прибыльных условиях.

Ключевые навыки логиста в резюме

Логист может заниматься управлением и организацией логистического процесса на уровне как всего предприятия, так и отдельного структурного подразделения или направления. В любом случае ему приходится вести переговоры, координировать работу персонала, связанного с обеспечением логистических процессов, вести документацию. Всё это требует навыков делового общения в целом и навыков ведения переговоров в частности, знания налогового и финансового законодательства и специфики учёта и отчётности в разрезе передвижения товаров и услуг.
Участие в международных перевозках может потребовать знания языка на достаточно приемлемом уровне. Даже если логист не будет иметь дела с ВЭД, есть смысл указать языковые навыки

. Знание английского или немецкого косвенно продемонстрирует и стремление к саморазвитию, и широту интересов, и потенциал роста. Обязательно стоит указать компьютерные навыки в резюме, особенно если на предыдущих местах работы приходилось иметь дело с 1С, специализированными программами и сервисами по логистике.

Должностные обязанности менеджеров по закупкам и по снабжению, отличия

Должностные обязанности работников, осуществляющих материально-техническое обеспечение организации, могут сильно отличаться в зависимости от специфики работы предприятия.

Обычно к должностным обязанностям менеджеров по закупкам и снабжению относят:

1. Комплектацию склада определенными группами товаров, контроль за движением товара и остатками на складе.
2. Своевременное выполнение заявок на обеспечение товарами.
3. Поиск и подбор оптимального поставщика товара с учетом, цены, качества товара, условий поставки и оплаты и иных критериев.
4. Правовое оформление отношений с поставщиками (заключение договора, сверку взаиморасчетов и т. д.).
5. Контроль за оплатой товара.
6. Контроль за сроками поставки товара.
7. Отслеживание движения груза.
8. Проверку качества поставленного товара.
9. Решение спорных вопросов с поставщиком в пределах своей компетенции.

Если проводить различия между должностями специалиста по закупкам и менеджера по снабжению по группам товаров, которыми обеспечивают предприятие сотрудники, то и в их должностных инструкциях должны быть четко определены сферы работы каждого, чтобы никто не работал за другого и не брал чужую работу на себя.

Помимо перечисленных обязанностей, работодатель может предусмотреть иные трудовые функции для своего работника. К примеру, периодически представлять отчеты или аналитические справки по движению товаров или закупкам, выполнять трудовой распорядок организации и т. д.

KPI: критерии оценки эффективности показателей отдела закупок

KPI напрямую зависит от деятельности предприятия и целей отдела закупок фирмы. Например, главной задачей структурного подразделения, занимающегося закупками государственного или муниципального учреждения, является проведение госзакупок посредством электронных аукционов, торговой организации – перепродажа предметов по более высокой цене, производственной фирмы – приобретение сырья и материалов.

Система оценки эффективности показателей отдела закупок позволяет решить несколько важных задач:

• повышение мотивации сотрудников;
• постановка целей для работников фирмы;
• ведение постоянного учета, анализа и контроля;
• повышение уровня квалификации персонала;
• снижение затрат, связанных с осуществлением деятельности;
• увеличение производительности труда.

В итоге, система KPI помогает повысить доходность за счет рационального распределения ресурсов. Чтобы регламентировать критерии оценки эффективности работы менеджера по закупкам, рекомендуется придерживаться трех важных правил:

1. Необходимо устанавливать такие показатели, которые можно измерить и которых реально достичь.
2. Нельзя устанавливать много нормативов. Достаточно 4–5 коэффициентов. В таком случае специалист сумеет отслеживать их изменение.
3. Перечень критериев рекомендуется постоянно пересматривать, например, в зависимости от сезона.

Существует несколько основных показателей, устанавливаемых для менеджера по закупкам, которые можно оценить:

Показатель	Формула	Расшифровка формулы	Стандарт
Взаимосвязь фактического ассортимента и плана	Аф / Ап * 100	Аф – ассортимент фактический; Ап – ассортимент плановый	100% (+ — 10)
Оборачиваемость	ОП / О	ОП – фактический объем продаж; О – остатки на дату расчета за установленный период	Более 1
Рентабельность	ЧП / Д	ЧП – чистая прибыль; Д — доход	0,5
Доля нереализованных товаров	Дз / Дн * 100	Дз – доля закупленных товаров; Дн – доля нереализованной продукции	100
Выполнение плана	ОПф / ОПп * 100	ОПф – объем продаж фактический; ОПп – объем продаж плановый	Коэффициент: 50% — 0; 80% — 0,5; 100% — 1; 120% — 1,5

Также показатели KPI могут оцениваться в процентах от выполнения плана.

Кто такой закупщик и его функции

Менеджер по снабжению – человек, который занимается поиском поставщиков, заключает наиболее выгодные сделки по закупке продукции, требующейся для полноценного и успешного функционирования компании. Это касается не только непосредственной деятельности – продаж или производства, но и внутренней. К примеру, закупка канцелярских принадлежностей для офиса.

Функции снабженцев в различных фирмах не могут быть одинаковы. Одни компании предоставляют жесткий перечень продукции, которую требуется приобрести по низкой цене. Другие фирмы перекладывают функции по определению позиций для закупки на специалиста.

Работа менеджера делится на офисную и выездную. К первой относится – анализ рынка, мониторинг выгодных поставщиков, разработка договоров и выявление перечня актуальных товаров. Выездная работа предполагает непосредственные встречи с предполагаемыми поставщиками, оценку продукции, находящейся на складе.

В зону ответственности эксперта по закупкам входят не только снабжение торговой сети или фирмы необходимыми товарами и взаимодействие с вероятными компаниями-партнерами. Спектр обязанностей достаточно обширен:

• формирование и обновление товарного ассортимента торговой сети или магазина, выполнение плана внутреннего оборота товаров;
• анализ предложений от потенциальных снабженцев, выбор наиболее выгодных условий по ценовой политике и определение перспектив сотрудничества;
• полное документальное сопровождение договоров;
• анализ товарооборота;
• разработка мер по уменьшению остатка товаров;
• определение и вывод из товарооборота бесперспективной продукции;
• выявление товаров повышенного спроса, недопущение их дефицита;
• предоставление отделам организации любой информации о продукции;
• составление планов закупки.

В некоторых организациях к основному списку обязанностей снабженца работодатель включает логистические функции:

• обработку таможенных документов;
• планирование, отслеживание передвижения товаров;
• разработку предельной нормы остатков товара на складах;
• планирование и обеспечение компактного хранения продукции на складах.

Список обязанностей снабженца предприятия зависит от специфики работы фирмы и официальной должностной инструкции, заверенной работодателем.

Похожие записи:

• Как оформить ипотеку, чтобы налоговый вычет получила и я, и муж?
• Положение о работе с молодым специалистом
• Перечень документов для открытия ИП в 2023 году