Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
Дополнительные документы, необходимые при приёме на работу по ТК РФ
Российским трудовым законодательством при устройстве на работу не требуются документы, кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Однако работодатель может запросить от соискателя дополнительные бумаги. Их список включает в себя следующие документы:
- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии в целях облегчения налогового учёта, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
- справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчёте листков нетрудоспособности для подсчёта среднего заработка сотрудника;
- свидетельства о браке и рождении детей — необходим для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
- справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.
Медосмотр при приёме на работу
Лица, которые хотят трудоустроиться на место работы, связанное с:
- опасными производственными факторами;
- вредными условиями труда;
- движением и вождением транспорта;
- оказанием услуг населению в части питания, медицины, образования, водопроводного хозяйства, и т.д,
Этап третий — приказ о приеме на работу
В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
Дата, подпись.
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.
Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку
Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:
“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.
Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.
Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.
Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.
Шаг 5 — Оформление трудового договора
Трудовой договор заключается в письменном виде в двух экземплярах не позже 3-х рабочих дней с момента фактического допущения сотрудника к работе (ст. 67 ТК).
Трудовой договор, который не оформлен в письменной форме, считается заключенным, если сотрудник приступил к исполнению должностных обязанностей с ведома или по поручению работодателя.
В ст. 57 ТК сказано, что должно быть отражено в трудовом договоре.
Если в нем нет каких-то обязательных сведений, их нужно внести в текст трудового договора. Когда не прописаны какие-либо условия, надо оформить приложение к трудовому договору или же заключить письменное отдельное соглашение сторон — оно будет являться неотъемлемой частью трудового договора.
Когда режим работы сотрудника отличается от общепринятого у работодателя, требуется указать этот момент в трудовом договоре. Кроме того, режим рабочего времени прописывается в ситуации, если сотрудник оформлен по совместительству и с ним оформлен трудовой договор.
Обязательным условием трудового договора является оплата труда. Необходимо указать размер тарифной ставки или оклада, а также перечислить имеющиеся доплаты и надбавки.
С 2014 года в трудовом договоре прописываются условия труда на рабочем месте.
Зачастую вместо места и даты указывается дата составления трудового договора — это ошибка.
По ст. 5.27 КоАП уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее его оформление, а также заключение ГПХ договора, фактически регулирующего трудовые отношения, наказываются штрафными санкциями:
- предупреждение или штраф 1-5 тыс. руб. — для должностных лиц;
- штраф 1-5 тыс. руб. — для ИП;
- штраф 30-50 тыс. руб. — для юрлиц.
Словом, вся взаимная ответственность ГПХ ограничивается вашим выполнением заказа и оплатой от работодателя. Пожалуй, для фирмы это наиболее экономичный вариант. А вот для вас социальных гарантий нет почти никаких.
- При таком способе трудоустройства вы не отправитесь на больничный или в декрет, потому что отчислений в Фонд социального страхования не предусмотрено.
- Об отпуске тоже придется позаботиться самостоятельно, потому что в классическом варианте гражданско-правовые отношения даже термина такого не подразумевают!
- Плюс при некоторых вариантах даже в Пенсионный фонд отчисления не идут, значит приготовьтесь формировать пенсию самостоятельно.
- А еще у вас нет обязанности приходить на работу, соблюдать дресскод, терпеть каждый день шибко вредного начальника… Для многих это будет плюсом.
В 2019 году были приняты изменения по приёму на работу граждан, являющихся представителями других государств, на предприятия Российской Федерации. При этом в изменения внесена ответственность нанимателя за несоблюдение правил.
При отклике на вакансию иностранного гражданина следует обратить внимание:
- есть ли вид на жительство и на какой срок выдан. Как правило, данная бумага даётся на пять лет с возможностью получать работу в любом уголке России;
- патент или разрешение занимать должности на территории РФ. В этих документах прописывается регион, в котором иностранец имеет право осуществлять трудовую деятельность;
- для представителей Армении, Беларуси и Казахстана достаточно стать на учёт в миграционной службе. Для них получение патента или разрешения не требуется.
Законодательство РФ в отношении учёта иностранных граждан, указывает на обязанность нанимателя сообщать миграционным службам о принятии иностранца на должность. Срок даётся 7 дней. При увольнении – работодатель информирует органы ФМС в течение 3 суток, после подписания приказа.
Принять на работу представителя другого государства могут только при предоставлении следующей информации:
- документ, подтверждающий личность соискателя, его гражданство и регистрацию;
- бумага, разрешающая заниматься трудовой деятельностью именно в этом регионе страны;
- информация о стаже принимаемого специалиста. Трудовая книжка оформляется нанимателем самостоятельно, если претендент впервые пришёл работать;
- подтверждение о застрахованности будущего сотрудника – свидетельство. При приёме иностранца, если это его первая работа, то свидетельство о страховании оформляется работодателем;
- образовательные, квалификационные документы. Когда работа требует наличия определённых навыков и умений, работник должен подтвердить их.
Права и обязанности работника и компании
Права и обязанности работника регламентированы ст. 21 ТК РФ. Законодательство максимально защищает гражданина, поэтому после подписания трудового договора он может рассчитывать на добросовестное выполнение нанимателем своих функций. Они обычно заключаются в следующем:
- Возможность подписания и расторжения соглашения с компанией по собственному желанию.
- Предоставление рабочего места и работы, в рамках оговоренной контрактом должности.
- Полноценный отдых в перерывах между сменами.
- Своевременная и полная оплата труда.
- Обязательное социальное страхование и предоставление других предусмотренных законом гарантий.
- Возможность объединения и вступления в профсоюзы.
- Защита своих прав и свобод в суде, при появлении спорных моментов.
Со своей стороны сотрудник обязуется добросовестно выполнять свои трудовые функции, соблюдать установленные правила распорядка на предприятии и требования охраны труда, бережно относиться к имуществу компании и оповещать руководство при появлении ситуаций, угрожающих жизни людей или порче вещей, товара.
Наниматель также несет обязанность перед гражданином, так как обеспечивает его всем необходимым оборудованием, инструментом и материалом для выполнения поставленных задач. Кроме этого он несет ответственность за своевременную выдачу заработной платы и предоставления всех положенных законом социальных гарантий.
Какие документы необходимы
Перечень документов, обязательных для трудоустройства, содержится в ст. 65 ТК РФ.
Необходимо представление:
- паспорта (законом допускается предъявление иного удостоверяющего личность документа);
- трудовой книжки (если гражданин работал ранее, в иной ситуации книжка оформляется при поступлении на работу);
- документа воинского учета (военного билета) для мужчин и женщин, являющихся военнообязанными;
- документов, указывающих на уровень образования и квалификации (диплом ВУЗа, аттестат, справки об их достоверности);
- страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (при его отсутствии его оформляет наниматель).
Кроме вышеперечисленных бумаг при определенных обстоятельствах работника могут попросить о представлении:
- справки о наличии (отсутствии) судимости (если характер трудовой деятельности таков, что лица, подвергавшиеся уголовному преследованию, не могут быть допущены к ней);
- справки о факте наложения (или отсутствии) наказания за употребление наркотиков (если к работе не допускаются лица с такими ограничениями)
- медицинских справок (если предполагается работа в общепите, или на работу принимается несовершеннолетний);
- иные документы (водительские права, рекомендации и т. п.).
У работодателя нет права предъявлять работнику требования по представлению документов, не предусмотренных законами РФ.
Имейте в виду! Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 г. №152 предусматривает обязанность кадровика по оформлению с претендентом соглашения об обработке персональных данных.
Если данные сведения хранятся и используются неправильно, возможно наступление административной и уголовной ответственности.
Особенности оформления на работу генерального директора
Законом при устройстве на работу установлены одинаковые правила для всех граждан вне зависимости от того, кем они собираются работать. Но в случае с оформлением на должность генерального директора имеются определенные нюансы.
Вначале осуществляются определенные процедуры, касающиеся выбора кандидата на должность руководителя и его последующего назначения, а после этого производится представление документации, обязательной для занятия поста гендиректора. Срок, на который предусмотрено заключение трудового договора, определяет устав компании.
Важно! Документация, представляемая претендентом на должность генерального директора при устройстве на работу
| Обязательные | Необязательные (но запрашиваемые в ряде случаев) |
| Паспорт | Прописка |
| Трудовая книжка | Справка о доходах |
| Военный билет | Характеристики с предыдущих мест трудоустройства |
| Документ, подтверждающий образование | Справка о медобследовании |
| СНИЛС | Справка, на основании которой рассчитываются больничные выплаты |
Трудоустройство студентов
При трудоустройстве студентов дневной формы обучения вначале оформляется ТД. Он может быть оформлен как на неопределенный, так и на конкретный срок (но не превышающий 5-ти лет).
На заметку! Обычно стороны заключают срочное соглашение.
Нюансы трудоустройства студента:
- обязателен учет возраста претендента. Заключение трудового соглашения возможно только с лицами, достигшими шестнадцатилетия;
- законодательство устанавливает определенные ограничения для сотрудников, не достигших восемнадцатилетия, в связи с этим они могут заниматься далеко не всеми видами трудовой деятельности;
- предусматривается врачебный осмотр, оплачиваемый нанимателем;
- для граждан, не достигших восемнадцатилетия, недопустимо установление испытательного срока;
- для студентов предусмотрена работа в течение полного или неполного рабочего дня. Не достигшие 18 лет лица могут трудиться не больше 7 часов в сутки. Лица, достигшие восемнадцатилетия, могут просить о неполном рабочем дне по своему усмотрению;
- студентов заочной формы обучения обычно принимают на должность по общим правилам.
Знайте! На студентов в полном объеме распространяются положения, закрепленные в трудовом законодательстве.
Все документы должны быть оформлены так же, как и для вышеперечисленных категорий работников.
Нужна ли справка об отсутствии судимости при приеме на работу
Справка об отсутствии судимости входит в обязательный перечень при устройстве на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имевшие, имеющие судимость, а также привлекавшиеся по определенным статьям УК. Таковыми, в частности, являются следующие виды деятельности:
- педагогическая,
- медицинская,
- правоохранительная, в том числе в органах УИН, ФСБ, Росгвардии, прокуратуры, полиции, судах,
- муниципальная и госслужба,
- связанная с отдыхом, оздоровлением, спортом, соцобеспечением несовершеннолетних,
- работа в авиакомпаниях,
- безопасность на транспорте, в топливно-энергетическом, банковском секторах,
- менеджмент клиринговых организаций,
- руководство и главбух в строительстве (работа на застройщика).
Документы, требуемые для трудоустройства
Обычно при приеме на работу требуется предъявить в отдел кадров целый комплект документов. Их перечень приведен в ТК РФ, в статье 65. В него входит:
- паспорт или другой документ, действующий в качестве удостоверения личности;
- трудовая книжка, если данное место работы будет основным и человек ранее был официально трудоустроен;
- СНИЛС;
- документы об образовании или подтверждающие наличие специальных навыков и знаний;
- документ воинского учета, если гражданин является военнообязанным.
Для ряда организаций в дополнение к вышеперечисленному требуется предоставить справки об отсутствии судимости и административных наказаний за употребление наркотиков и психотропных препаратов без назначения врача, об окончании преследования по статьям УК РФ в связи с реабилитацией в обществе и перед исполнительными органами.
В отдельных случаях работодатель может затребовать предоставления соискателем:
- медицинской книжки;
- водительского удостоверения;
- разрешения на работу;
- документов, свидетельствующих о прохождении предварительного медицинского осмотра.
Если человек трудоустраивается впервые, работодатель сам должен оформить ему СНИЛС и трудовую книжку.
В случае, когда при приеме на работу выясняется, что трудовая книжка была утеряна соискателем, на основании его письменного заявления в обязанности работодателя входит оформление новой трудовой книжки.
Работодатель нарушает нормы трудового права, если кроме вышеуказанных документов и ряда других бумаг в соответствии с локальными нормами он требует дополнительные документы от соискателя. Так, очень часто при приеме на работу просят предоставить ИНН. Трактовка положений ТК РФ определяет такое требование как незаконное.
В 2019 году были приняты изменения по приёму на работу граждан, являющихся представителями других государств, на предприятия Российской Федерации. При этом в изменения внесена ответственность нанимателя за несоблюдение правил.
При отклике на вакансию иностранного гражданина следует обратить внимание:
- есть ли вид на жительство и на какой срок выдан. Как правило, данная бумага даётся на пять лет с возможностью получать работу в любом уголке России;
- патент или разрешение занимать должности на территории РФ. В этих документах прописывается регион, в котором иностранец имеет право осуществлять трудовую деятельность;
- для представителей Армении, Беларуси и Казахстана достаточно стать на учёт в миграционной службе. Для них получение патента или разрешения не требуется.
Законодательство РФ в отношении учёта иностранных граждан, указывает на обязанность нанимателя сообщать миграционным службам о принятии иностранца на должность. Срок даётся 7 дней. При увольнении – работодатель информирует органы ФМС в течение 3 суток, после подписания приказа.
Принять на работу представителя другого государства могут только при предоставлении следующей информации:
- документ, подтверждающий личность соискателя, его гражданство и регистрацию;
- бумага, разрешающая заниматься трудовой деятельностью именно в этом регионе страны;
- информация о стаже принимаемого специалиста. Трудовая книжка оформляется нанимателем самостоятельно, если претендент впервые пришёл работать;
- подтверждение о застрахованности будущего сотрудника – свидетельство. При приёме иностранца, если это его первая работа, то свидетельство о страховании оформляется работодателем;
- образовательные, квалификационные документы. Когда работа требует наличия определённых навыков и умений, работник должен подтвердить их.
Принимая на работу иностранного гражданина, работодатель должен серьёзно отнестись к комплекту документов, предоставляемых соискателем и к срокам уведомления ФМС. Невыполнение правил установленных законом влечёт наложение штрафов на компанию в размере от 400 тысяч до 500 тысяч российских рублей.
Во время зачисления новых сотрудников кадровики нередко имеют дело с особыми случаями. Например, при заключении договора с несовершеннолетними работниками, иностранцами или при оформлении вакансии по совместительству, есть ряд нюансов:
- Прием на работу иностранцев. Приезжим гражданам, которые не имеют виз, требуется патент на трудовую деятельность. Зачисление по этому допуску возможно только в том регионе, где он был получен. Если иностранец пребывает в России по визе, то готовится специальное разрешение из МВД.
- Устройство по совместительству. Изучается предоставленная работником справка с основного места труда.
- Работа с несовершеннолетними. Требуется обязательное прохождение медосмотров и разрешение родителей.
В остальных случаях процедура приема происходит по стандартной схеме. Наниматель обязан заключить договор, издать приказ и сделать записи в трудовой книге.
Отличия между ООО и ИП в оформлении сотрудников
Ст. 303 Трудового кодекса РФ гласит, что индивидуальный предприниматель может нанимать физические лица. Никаких ограничений при выборе и найме сотрудников законодательством не предусмотрено.
Изучив п. 1 ст. 23 Гражданского кодекса РФ и п. 5 ст.2 0 Трудового кодекса РФ, можно сделать вывод о том, что индивидуальный предприниматель вправе выступать в качестве работодателя с момента его регистрации как ИП.
Оформление сотрудника на работу ИП включает тот же порядок действий, что и для любых других организаций.
При трудоустройстве:
- соискатель должен принести все необходимые документы для оформления сотрудника на работу, а также написать заявление о приеме и подписать соглашение об обработке своих персональных данных;
- далее соискатель должен ознакомиться с внутренними документами, необходимыми для будущей работы, и поставить подпись. Это могут быть правила внутреннего распорядка, должностная инструкция, правила пожарной безопасности и другие локальные акты;
- чтобы узаконить трудовые отношения, нужно составить и подписать трудовой договор;
- после того как между работодателем и сотрудником заключен трудовой договор, нужно издать приказ о приеме на работу, оформить трудовую книжку, завести личную карточку сотрудника и т. д.
Кроме организаций и ИП, физические лица, не зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, тоже могут нанимать работников. Обязанности физических лиц в качестве работодателя регламентированы Трудовым кодексом РФ, а именно статьей 303. В ней говорится о следующем:
- Трудовой договор между работодателем и работником должен быть оформлен в письменном виде.
- Физическое лицо – работодатель должен уплачивать все необходимые обязательные платежи, в том числе страховые взносы, пенсионные отчисления, налоги и т. д., установленные законодательством РФ.
- Если человек был трудоустроен впервые, работодатель обязан оформить для новоиспеченного работника страховое пенсионное свидетельство.
Между оформлением трудоустройства у ИП и у организации все-таки есть несколько отличий, о них говорится в главе 48 Трудового кодекса РФ. Расскажем об этом подробнее.
-
Некоторые изменения условий трудового договора
Когда условия договора невозможно оставить без изменений по причинам организационным или технологическим (ч. 1 ст. 74 Трудового кодекса РФ), предприниматель должен уведомить об этом работника в течение двух недель в письменной форме (ст. 306 Трудового кодекса РФ), тогда как организациям дается срок два месяца. К таким условиям можно отнести замену техники на более новую, изменения в структуре компании и др.
-
Расторжение трудового договора
Составляя трудовой договор, ИП имеет право указать дополнительные причины для прекращения отношений (кроме оснований для расторжения трудового договора, указанных в законодательстве). Об этом говорится в ст. 307 Трудового кодекса РФ. Организации этого сделать не могут.
При составлении договора, а точнее, пункта об основаниях расторжения договора, необходимо учесть запрещение дискриминации в трудовой сфере. Это значит, что человека нельзя уволить за принадлежность к религии, за его взгляды на жизнь, политические убеждения и т. д. Если причиной для увольнения будет таковая, то ее признают недействительной, незаконной. Лица, считающие, что их дискриминировали, могут обратиться в суд, после чего их восстановят в должности, а работодателя обяжут выплатить компенсацию морального и материального вреда (ч. 4 ст. 3 Трудового кодекса РФ).
Кроме этого, в договоре нужно прописать размеры компенсаций и выходных пособий, которые ИП должен будет выплатить работнику после увольнения, а также сроки, в которые работодатель обязан предупредить сотрудника о расторжении трудового договора.
-
Наличие печати у индивидуальных предпринимателей
В законе от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ содержится информация о том, что ИП не обязаны изготавливать печать в отличие от организаций. Это положение также подтверждено письмом УФНС России по г. Москве от 28 февраля 2006 г. № 28-10/15239.
Это значит, что если в трудовой книжке работника ИП не стоит его печать на титульном листе и в основной части, то это нельзя считать нарушением закона.
Все особенности трудоустройства и его оформления у ИП регламентирует гл. 48 Трудового кодекса РФ. В остальных случаях нужно следовать общим правилам для всех работодателей.