Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить перевод сотрудников на удаленную работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внести и согласовать изменения в существующий ТД или заключить допсоглашение разрешено через интернет с последующим обменом оригиналами в бумажном виде. Ознакомить сотрудника с приказом можно посредством электронного документооборота.
Суть и особенности «удаленки»
Дистанционная форма занятости позволяет сотруднику выполнять поставленные работодателем задачи из любого удобного места. В остальном на него распространяются те же требования и гарантии ТК РФ, что и на персонал, работающий в офисе. Основные отличия удаленной работы от обычного режима занятости:
- сотрудник самостоятельно устанавливает рабочий режим, если в трудовом договоре не предусмотрено иное;
- обязанности работодателя в части охраны труда ограничиваются минимумом;
- средства труда рекомендует работодатель, но принадлежать они могут, как организации, так и сотруднику лично;
- для передачи результатов работы разрешено использовать телекоммуникационные каналы связи;
- для работника, не имеющего возможность посетить офис, оформляется усиленная ЭЦП;
- особые условия в части обеспечения трудового процесса, обязательного страхования, охраны труда, предоставления отпусков и т.п. указываются в ТД.
Перевод сотрудников на удаленный режим работы на временной или постоянной основе можно выполнить, только если они согласны. При этом нужно помнить, что, несмотря на рекомендации федеральных и региональных властей, организация «удаленки» для персонала не обязанность, а право работодателя. Заставить сотрудника работать дистанционно нельзя. Даже на фоне пандемии и введении профилактических мер, переход на этот режим работы невозможен на основании инициативы руководителя предприятия. Порядок перевода сотрудника на удаленную работу важно соблюдать во избежание проблем с ГИТ.
Факт того, что работник не против смены формы занятости, следует зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору о дистанционной работе. В документе указываются новые условия труда.
Порядок взаимодействия с удаленным работником
Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.
По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).
Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:
- трудового договора (доп. соглашения к нему);
- договора о материальной ответственности;
- ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.
Обмен документами и использование электронных подписей
Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.
По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:
- трудового договора и допсоглашений к нему,
- договора о материальной ответственности,
- ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.
Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости2. Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке», то они должны подтверждать получение документа от другой стороны в срок, установленный ЛНА, трудовым или коллективным договором (см. Таблицу).
Большим достижением нововведений можно назвать разрешение ознакамливать работника с документами, касающимися его трудовой деятельности, в любой форме, в том числе электронной (по почте, мессенджеру, через корпоративный портал, программу системы электронного документооборота и пр.). Сюда же относятся подача дистанционным работником любых заявлений, объяснений и прочих обращений. Для этого, как мы уже сказали, не потребуется УКЭП, а достаточно простой электронной подписи. Правда, способ ознакомления должен быть прописан в ЛНА (см. Таблицу).
Расторжение трудового договора
Нормы об увольнении работников на дистанции также претерпели значительные изменения, причем не в пользу работодателей. Эти поправки требуют внесения изменений в трудовые договоры и ЛНА о дистанционной работе. До 2021 года, напомним, уволить дистанционных сотрудников можно было по любым основаниям, предусмотренным трудовым договором. Некоторые работодатели успешно этим пользовались, прописывая до 20 и более «своих» оснований. А кто-то воспользовался ситуацией и сначала из-за пандемии перевел сотрудников на удаленную работу, а потом расторг трудовые договоры по основаниям, которые было бы невозможно применить к рядовым сотрудникам, трудящимся в офисе и подлежащим увольнению только по основаниям, прямо установленным ТК РФ, например из-за общего падения объема заказов.
Приказ о переводе на дистанционную работу и трудовой договор
Оформление этих документов — основная часть юридической работы по переводу сотрудника на удалёнку.
Первично издается приказ. Предполагается, что согласие сотрудника на перевод уже получено. Согласие сотрудника лучше оформить письменно. Как вариант, в приказе делается отметка не только об ознакомлении работника, но и о его согласии на удалённый режим работы.
Возможны два варианта перевода на дистанционную работу:
- Меняется только режим работы — сотрудник переводится на удалёнку с сохранением всех прочих условий.
- Меняется не только режим работы, но и некоторые другие условия (должность, оклад/ставка, структурное подразделение и т.п.).
В первом случае достаточно подготовить приказ в свободной форме, указав:
- дату и место издания приказа, его регистрационный номер;
- суть изменения — перевод на дистанционную работу;
- дату начала дистанционной работы;
- сохранение всех прочих действующих условий трудового договора;
- необходимые поручения для кадровой службы.
Если меняется не только формат работы, но и другие её условия, для подготовки приказа используется унифицированная форма Т-5 — о переводе сотрудника на другую работу. Форму придется немного доработать — дополнить полем, где указать на дистанционный формат работы.
В зависимости от планируемых изменений вносятся изменения и в трудовой договор. В большинстве случаев практикуется подписание дополнительного соглашения, которое отражает новые условия работы.
В соглашении нужно указать:
- новый режим работы и его сроки;
- режим труда и время отдыха (если не указать, работник вправе сам определять эти параметры);
- размер оплаты труда (сохраняется, изменяется, если изменяется, то каким образом);
- порядок электронного обмена служебными, другими документами и сведениями;
- порядок обеспечения сотрудника оборудованием, устройствами, программным обеспечением и прочими средствами, необходимыми для выполнения трудовых функций;
- порядок определения размера и выплат работнику компенсации за использование частных ресурсов (электроэнергия, связь, интернет и другие) в рабочих целях;
- порядок обеспечения сотруднику безопасных условий работы и охраны труда;
- порядок (правила, формы, сроки) контроля со стороны работодателя за работником, выполнением им трудовых функций, решением задач и т.п.
Если меняются другие условия, помимо режима работы, они также должны быть отражены в дополнительном соглашении. Аналогично решается вопрос и с дополнительными условиями дистанционной работы, которые работодатель хочет предусмотреть.
Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд?
Перевод на удаленную работу может происходить в 2 вариантах:
- Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
- Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:
- в иное структурное подразделение;
- на другую должность или в другую квалификационную категорию;
- на другой оклад или тарифную ставку.
Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:
- указание на суть вносимого изменения;
- дату начала действия этого изменения;
- перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.
Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте.
Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу
При этом работодатель может потребовать направить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312. 2 ТК РФ). Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п. ).
Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником.
Это следует из положений части 5 статьи 312. 1, части 5 статьи 312. 2 Трудового кодекса РФ, статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Далее отношения оформите по общим правилам, установленным трудовым законодательством, с соблюдением требований статьи 68 Трудового кодекса РФ. А именно: Вопрос из практики: нужно ли дистанционных сотрудников включать в штат организации Да, нужно.
Образец приказа о переводе на дистанционную работу
А для новой редакции можно взять за основу разработанный Системой проект договора с дистанционным работником: Трудовой договор с дистанционным сотрудником Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Ответ: Как оформить прием на работу дистанционного сотрудника Понятие дистанционной работы Что понимается под дистанционной работой Дистанционной работой является выполнение трудовой функции:
- вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, включая расположенные в другой местности);
- вне стационарного рабочего места;
- вне территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
При этом для выполнения работы и осуществления взаимодействия работодатель и сотрудник используют информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет.
Обязательные условия перевода
Естественно, дистанционный сотрудник обязан выполнять свои трудовые обязанности на закрепленном месте, которое будет определено самим работником и указано в дополнительном соглашении. Место выполнения функциональных обязанностей работником может изменяться, но только при условии информирования работодателя или непосредственного руководителя.
Соглашение, которое было составлено на основании заявления сотрудника с указанием основания его перевода на дистанционную работу, должно находиться вместе с ТД и вступать в законную силу сразу после подписания документа обеими сторонами (ст. 61 ТК РФ).
Вносить изменения в ТД имеет каждая из сторон после письменного соглашения другой стороны. Для этого не нужно заключать новый договор, достаточно внести изменения в старый и завизировать дополнение подписями каждого.
Татьяна, Подскажите,пожалуйста, как оформить перевод cотрудника на удаленную работу?
Заявление о переводе на дистанционную работу
- выполнение работы может осуществляться средствами труда (оборудованием, компьютерными программами), рекомендованными работодателем и принадлежащими либо работнику, либо работодателю;
- передача результатов труда может происходить посредством электронных средств связи;
- для осуществления электронного взаимодействия возможно оформление для работника усиленной квалифицированной электронной подписи, позволяющей ему формировать юридически значимые электронные документы;
- все особые условия, имеющие отношение к обеспечению трудового процесса, охране труда, предоставлению отпусков, увольнению, оговариваются в трудовом соглашении.
Переход к удаленной работе осуществляется по взаимному согласию между работником и работодателем и может быть как временным, так и постоянным.
Образец приказа о переводе на дистанционную работу
Такой порядок следует из положений статей 212 и 312.3 Трудового кодекса РФ. Особенности документооборота Какие особенности имеет обмен документами с дистанционными сотрудниками Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме, заверив свое обращение электронной подписью.
Внимание
Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, связанных с работой. Тогда работодателю следует направить такие копии по почте заказным письмом с уведомлением, если в заявлении прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде.
В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.
В заключении две хороших новости
Хорошая новость для работника – руководитель не может снижать заработную плату своим сотрудникам по причине перехода на дистанционную работу.
Хорошая новость для работодателя – внесены поправки в порядок расторжения трудового договора с удаленным сотрудником. Теперь можно уволить такого работника в случае, если он допускает следующие нарушения:
-
без причины не выходит на связь более двух рабочих дней подряд (количество дней может быть увеличено работодателем);
-
постоянный дистанционный сотрудник переехал в другую местность и поэтому не может работать на прежних условиях.
Кого нельзя перевести на удаленку
Построение трудовых отношений основано на взаимном согласии сторон (ст. 15 ТК РФ). Перевод на дистанционную работу, включая временную, на основании лишь желания работодателя без учета им условий, оговоренных в ст. 312.9 ТК РФ, и распорядительного локального акта запрещен. Это связано с тем, что при перемещении на удаленный формат сотрудник меняет место трудовой функции, которое является одним из существенных условий, которые включают в трудовой договор при дистанционном характере работы, так установлено ст. 57 ТК РФ. Изменение существенных условий допускают только по соглашению сторон в письменном виде (ст. 72 ТК РФ) с предупреждением не менее чем за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ). Форс-мажорные обстоятельства не являются поводом для нарушения установленного алгоритма.
ВАЖНО!
Не подлежат переводу на удаленный доступ сотрудники, возражающие против подобных условий.
Работодатель по собственной инициативе (ст. 312.9 ТК РФ) не переведет на удаленку:
- тех, у кого особенности деятельности не позволяют исполнять обязанности дистанционно, например, повар;
- тех, кому он не обеспечивает технические и иные условия для выполнения функционала (ст. 312.9 ТК РФ).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие особенности дистанционной (удаленной) работы действуют с 01.01.2021. Используйте эти инструкции бесплатно.