Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.
Сложности при написании писем-отказов
Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:
- Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
- Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
- Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
- Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.
Как улучшить коммерческое предложение – ТОП 5 советов
- Задавайте вопросы к готовому коммерческому предложению. Написали КП и довольны собой. Не спешите. Пусть материал отлежится 1 – 2 дня, а потом посмотрите на него свежим взглядом, поставив себя на место потенциального клиента. Помните, что вы ненавидите человека, который прислал КП.
- Тестируйте, а потом делайте массовую рассылку. Даже если собрано 100500 продающих моментов, а ЦА давно проработана, не отправляйте КП по всей базе. Никогда! Сделайте выборку и отправьте 1/5. Таким образом, вы спрогнозируете результат.
- Играйте НЕ словами, а выгодами. Это больно ранит копиАвторов. Завораживающие слова, яркие выражения и сочные высказывания – чушь собачья. Где-где, а в КП нужна конкретика, факты, продающие моменты и тонкое убеждение, а не демонстрация радуги и пение соловьём.
- Освойте алгоритм доставки. Рекламный инструмент – это всего лишь инструмент. Им надо уметь пользоваться. Если коммерческое предложение попадает не к ЛПР, а к менеджеру, который лайкал котиков во время работы, то он продолжит лайкать котиков, удалив ваше предложение. Бывают исключения, но российская офисная действительность сурова.
- Оформите коммерческое предложение графически. Во-первых, это привлечет внимание получателя. Во-вторых, толковый дизайнер грамотно разобьет текст, поэтому если со структурой беда, то этот косяк исправят. В-третьих, графическими иллюстрациями можно задавать акценты.
Секретного секрета нет. Для создания КП нужно понять, что необходимо целевой аудитории, сделать выгодное для неё предложение и не забывать о том, что потенциальный Клиент ненавидит вас. Потому что даже директора лайкают котиков.
А полезно-то было? Поделитесь своим мнением в комментариях.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Шаблоны сопроводительного письма к коммерческому предложению:
Если коммерческое предложение содержит более одной страницы, или к нему прилагаются различные дополнительные материалы (например, таблицы расчета стоимости, прайс-листы со всем ассортиментом товара, график проведения маркетинговых акций, конференций или выставок), то с ним должно направляться сопроводительное письмо. Оно содержит в очень сжатом виде основные условия и суть предложения.
В первую очередь, сопроводительное письмо должно содержать приветствие адресата, желательно по имени отчеству (адресное обращение привлекает гораздо больше внимания, чем типовые формулы приветствия).
Далее следует представиться и назвать свою должность в компании, чтобы было понятно, по какому вопросу происходит обращение. В случае предварительных встреч, рекомендуется обязательно напомнить об этом получателю письма.
В основном теле письма необходимо проинформировать потенциального клиента о товарах или услугах, которые предлагает компания, а также о выгодах, которые может принести сотрудничество. Сделать это необходимо кратко, чтобы не повторять коммерческое предложение, но, вместе с тем, после прочтения абзаца с преимуществами, у потенциального потребителя должны остаться вопросы и желание найти на них ответы в самом коммерческом предложении. Это побудит его читать документ более внимательно.
Далее следует перечислить документы, которые прилагаются к письму. Во-первых, это норма документооборота, а, во-вторых, это позволит адресату оперативно сориентироваться, каким документам уделить внимание в первую очередь, чтобы принять решение.
В завершении письма следует поблагодарить его получателя за оказанное внимание и призвать к действию (позвонить в компанию, задать вопросы по электронной почте и так далее). Правила, завершения сопроводительных писем идентичны рекомендациям относительно финишной фразы коммерческого предложения.
Таким образом, написание коммерческого предложения – вполне технологичный процесс. Если соблюдать все рекомендации, то оно будет успешным и приведет к совершению сделок. Однако каждый составитель должен сам выработать свой уникальный стиль и способ формирования предложения. Это в значительной мере повысить эффективность его работы.
Перед подачей категоричного заявления нужно знать о последствиях отказа. Статья 1157 ГК РФ пунктом третьим закрепляет невозможность отказа от заявления.
Пункт 2 статьи 1157 ГК РФ допускает отзыв заявления, если с момента, когда было открыто наследства не прошло шесть месяцев. Отказная собственность будет передана другим родственникам, претендующим на нее. Право на законное пользование и распоряжение имуществом полностью будет утрачено.
Предлагаем вам ознакомиться с другими документами, которые могут составляться при процедуре наследования и бумагами, необходимыми для оформления наследования у нотариуса:
- исковые заявления об установлении факта принятия, о вступлении в наследство и о признании права собственности;
- доверенность на оформление;
- заявление о принятии наследства.
Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме
Еще один вид отказа, который очень сложно написать. Это когда вы потратили много времени и сил на какую-то идею или проект, пытаясь заставить их работать. Но до сих пор не получили результата. Теперь, несмотря на утомительную трату усилий впустую, настало время все прекратить и двигаться дальше.
В некоторых случаях телефонный звонок — лучший способ сообщить подобную новость. Но если вы решите отправить электронное письмо, вполне можно сделать его кратким. Обычно, к тому моменту вы и ваш коллега уже успели обсудить проблемы с проектом и обговорить нюансы. Так что ваш получатель уже в курсе о причинах отказа.
Таковых может быть множество, как внешних, так и внутренних. Предложения о сотрудничестве, приглашение на участие в каких-то мероприятиях, бизнес-идеи и просьбы о спонсорстве, резюме кандидатов на вакансии, рекламные предложения, претензии, рекламации, запросы и т.д. и т.п.
Сюда же относятся и просьбы сотрудников об внеочередном или очередном отпуске, повышении оклада, переводе на другую должность. Мы перечислили далеко не все. Как уже упоминалось, чаще всего ответа на подобную корреспонденцию не следует. Но есть ситуации, когда отмолчаться или не получится, или нецелесообразно.
Например, организацию заинтересовало лицо, от которого поступило предложение, а само предложение пока не подошло, или когда автором послания является сотрудник фирмы.
Наиболее распространенным методом отправки писем-отказов является отправка Почтой России. Для этого оформляется заказное письмо с уведомлением о вручении. Квитанцию о вручении желательно сохранять.
Наиболее быстрым способом надо признать доставку представителем организации или курьерской службой. Допустимо использовать факс, электронную почту, даже социальные сети и мессенджеры, но только при условии того, что сам отправитель пользовался этими методами для отправки первоначального предложения.
Теперь рассмотрим особенности написания некоторых видов писем отказов и приведем соответствующие примеры.
Указывайте точный адресат письма. Если это должностное лицо организации, то ее название также необходимо упомянуть. Используя вежливую форму обращения, необходимо поблагодарить автора за сделанное предложение.
В основной части вашего послания необходимо сослаться на первоначальное письмо и кратко, но четко изложить причины, приведшие к отказу. Если предложение содержало сопроводительные документы, то покажите, что вы со всеми ознакомились.
Крайне желательно выразить надежду, что в дальнейшем сотрудничество все-таки может иметь место и указать условия, выполнение которых сделает это возможным. Подпишите и датируйте письмо. И не забудьте его зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции.
Приведем образец (во всех последующих примерах, не показаны части с реквизитами и подписями, так как они никаких сложностей вызывать не должны):
Скачать бланк письма – отказа от сотрудничества
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Что делать участнику закупки?
Если УФАС назначает заседание по поводу действий (бездействия) провайдера, уклонившегося, по мнению клиента, от подписания договора, такой участник не должен сразу паниковать. Обращение организатора закупки в контролирующий орган с требованием внесения сведений о конкретном контрагенте в РНП вовсе не означает, что УФАС будет поддерживать клиента. Каждая из сторон должна адекватно аргументировать свою позицию, представить соответствующие документы и разъяснить все нюансы.
Провайдер при рассмотрении дела обязан:
— показать, что в его действиях нет признаков недобросовестного поведения и что у него не было намерения уклониться от подписания договора
— предоставить доказательства исполнения банковской гарантии (в случае установления требования об исполнении договора)
— объяснить невозможность заключения договора по независящим от него обстоятельствам (однако контролирующий орган не всегда может принять доводы участника)
На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что в настоящее время в практике антимонопольных органов отсутствует единый подход к включению сведений о поставщике в РВП. Все будет напрямую зависеть от доказательной базы сторон и убедительности их доводов в процессе рассмотрения конкретного дела. В любом случае, выиграв покупку, контрагент должен выполнить все обязательства по своевременному подписанию договора во избежание неблагоприятных последствий.
Mr Jack Lupin
7834 Hall Street
Dallas, Texas
Mr Ken Conrad
9034 Commerce Street
Dallas, Texas
USA, 90345
April 12, 2012
Dear Mr Conrad
I am writing to inform you that I have already accepted the offer of employment from another company and that is why I have to refuse your proposal. Thank you for your time and I hope you have another suitable candidate.
Kind regards,
Jack Lupin
Перевод:
От: г-н Джек Люпин
7834 Холл стрит, Даллас, Техас
Кому: г-н Конрад
9034 Коммерс стрит, Даллас, Техас, США 90345
12 апреля 2012 года
Уважаемый г-н Конрад
Я пишу Вам, чтобы сообщить, что я уже принял предложение о работе от другой компании и поэтому я не могу принять Ваше предложение. Спасибо Вам за уделенное мне время, я надеюсь, у Вас есть другой подходящий кандидат.
С уважением,
Джек Люпин
Сложности при написании писем-отказов
Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.
Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:
- Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
- Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
- Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
- Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.
Оформление при невозможности поставки
Письмо о невозможности поставки товара составляется организацией, если у нее существовала обязанность поставить товар в определенный срок, однако в дальнейшем появилось основание отказаться от этого действия. В стандартной ситуации причиной для такого шага становится непоступление оплаты продукции от покупателя, хотя это могут быть и иные нарушения.
Также возможна ситуация, когда у самого поставщика внезапно изменилась ситуация и надлежащая продукция на складе отсутствует либо некоторое время либо же ее больше не будет.
Начинается документ с обращения к адресату, то есть лицу, представляющему организацию-получателя поставки. К нему обращаются по имени и отчеству, добавляя слово «уважаемый». Если же в предприятии-контрагенте отсутствуют сотрудники, с которыми данная компания наладила связи, адресация идет с помощью выражения «Уважаемые господа».
Далее следует представиться. К примеру, можно написать «ООО Мегаметизы» приветствует вашу компанию и желает вам успеха в бизнесе. Таким образом адресат сразу поймет, кто направил послание.
Далее указывается основной факт (невозможность осуществить поставку товара). Непосредственно сразу после его упоминания необходимо его мотивировать. К примеру, если речь о самом частом случае, когда контрагент не внес вовремя надлежащую оплату, указывают на этот факт.
При этом приводят пункты действующего договора поставки, которые относятся как к обязанности заказчика своевременно вносить надлежащие средства, так и к праву поставщика задержать товар, если он не увидел денег вовремя. При этом нужно обратить внимание адресата на тот факт, что при дальнейшей задержке оплаты составитель сохраняет за собой право обратиться в суд.
Напротив, если невозможность поставки стала следствием отсутствия товара на складе, следует просто извиниться. В то же время указывать на этот факт не надо, поскольку весьма вероятно, что заказчика он не заинтересует. Предпочтительно известить получателя послания, когда поставка станет возможной.
Далее в любом случае следует написать слова благодарности за понимание, а также выразить надежу на дальнейшее сотрудничество.
Также допускается привести в документе данного типа информацию относительно новых продуктов, которые предлагает отправитель, В частности это имеет смысл в том случае, если поставка невозможна вследствие отсутствия согласованного товара на складе, а недавно появившиеся изделия способны его заменить.
Далее составитель помещает формулу «с уважением» и подписывается под документом.
Подробнее о направлении отказа смотрите ниже на видео.
Письмо-отказ, с которым вы не согласны
Особенно сложно принять решение об отказе тогда, когда вы не согласны с этим отказом. Может быть, вы боролись за кандидата на вакансию, потому что по-вашему мнению он больше остальных соответствовал требованиям. Возможно, вы настаивали работать именно с этим поставщиком, но исполнительный комитет посчитал это слишком дорогим. Я сам защищал статьи, которые по мнению других редакторов не были готовы к публикации. Не очень приятное чувство.
Когда это происходит, возникает соблазн пассивно спрятаться за решением остальных. Например: «Было решено отклонить ваше предложение» или «Наше руководство решило пойти в другом направлении». Сопротивляйтесь этому искушению. Нет ничего проще такой стратегии. Однако она подрывает ваш авторитет как принимающего решения.
Если вы тот, кто пишет отказ, будьте хозяином этого отказа. Справедливости ради в письме стоит сказать нечто вроде: «После долгих обсуждений и сомнений, мы решили X» или «Это было очень тяжелое решение, но в конечном счете мы решили Y». Стоит подчеркнуть: пишите именно «мы», а не «они».
Письмо-отказ, в котором вы прячетесь за чужой юбкой, препятствует вашей способности делать полезные замечания. Кроме того, это заставляет организацию выглядеть несерьезной, что подрывает желание других людей работать с вами в будущем.
Структура письма-отказа
Письма рассматриваемого типа обычно содержат следующие логико-смысловые блоки:
- информирование о получении письма и (или) выражение благодарности за полученное письмо;
- выражение благодарности за качественную (оперативную, тщательную) работу над текстом договора, за высказанные замечания и предложения;
- принятие/непринятие отдельных замечаний и предложений;
- аргументация непринятия отдельных замечаний и предложений;
- формулирование собственного предложения по спорному вопросу;
- изложение фактов, описание факторов, способствующих пониманию/принятию партнером позиции автора письма;
- описание возможных последующих действий партнеров или/и автора письма в целях достижения консенсуса по спорному вопросу;
- описание последующих действий автора письма в случае невозможности достижения компромисса;
- выражение заинтересованности в сотрудничестве;
- выражение надежды на достижение взаимопонимания, на успешное завершение подготовки текста договора и его подписание.
Коллега: «Мне нужно сделать его сегодня». Вы: «Да, я знаю, что тебе нужно сдать отчет сегодня, но у меня не будет времени помочь тебе». Коллега: «Но сегодня — последний день сдачи отчетов». Вы: «Да, сегодня — последний срок, но после обеда я занят и не смогу поучаствовать в подготовке отчета».
Вежливый отказ можно использовать во взаимоотношениях с непосредственным руководителем или директором. Если он, например, в который раз пытается загрузить вас сверхурочной работой, попробуйте объяснить, что чем больше нагрузка, тем меньше ваша продуктивность. Объясните ему, что в рабочее время вы сможете выполнять поставленные задачи в соответствии с их приоритетом.
Вежливый отказ в телефонном разговоре В задачу секретаря входит вежливая и деликатная обработка любых телефонных звонков. Но и в этих случаях часть приходиться использовать вежливые формы отказа, представленные в таблице ниже.
Отзыв заявки в электронном аукционе
Поскольку электронные аукционы проходят при посредничестве электронной площадки (ЭТП), то, чтобы реализовать право отозвать предложение, нужно направить уведомление оператору (ч.14 ст. 66 44-ФЗ). Как правило, сделать это можно на площадке в один клик, нажав на кнопку «Отозвать». Обратим внимание, что это необходимо сделать до окончания приема предложений.
Если по итогам аукциона ценовое предложение занимает ниже третьего места, и это зафиксировано в протоколе подведения итогов, участник имеет право отказаться от дальнейшего участия в тендере и отозвать предложение. В этом случае после публикации протокола уведомление также направляется оператору площадки нажатием кнопки «Отозвать».
В соответствии с полученной от информацией, оператор площадки снимает блокировку с перечисленных участником денег в течение одного рабочего дня с даты поступления уведомления об отзыве.