Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если сотрудник не отчитался за подотчётные деньги». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Статьей 392 Трудового кодекса установлено, что работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. В случае если ущерб причинен в результате непредставления подтверждающих документов по выданным денежным суммам, то указанный годовой срок начинает течь со дня, когда работник был обязан представить авансовый отчет.
Срок для обращения в суд с иском о возмещении, причиненного работником ущерба
Согласно разъяснениям, содержащимся в постановлении Пленума Верховного суда Российской Федерации от 16.11.2006 N 5, если работодатель пропустил срок для обращения в суд, судья вправе применить последствия пропуска срока (отказать в иске). С учетом приведенных законоположений и разъяснений Верховного суда, после истечения годового срока у работодателя отсутствуют основания взыскивать невозвращенные работником подотчетные суммы.
Что делать, если работник не подтвердил свои командировочные расходы?
Это тот случай, когда сотрудник не предоставил документов, — ни платежных, ни подтверждающих расходы в связи с наймом жилья во время командировки. Как можно списать именно эти подотчетные суммы без документов?
Прежде всего, для целей расчета налогов с доходов предприятия расходы обязательно должны быть документально подтверждены. Без документов это сделать нельзя. Поэтому, в частности, командировочные расходы, поименованные в пп.12 п.1 статьи 264 НК РФ, могут быть признаны при расчете налогооблагаемой базы только если они документально подтверждены.
Что касается НДФЛ, то отсутствие любых документов, подтверждающих оплату найма жилья во время командировки, влечет за собой включение в налогооблагаемый доход сотрудника:
- сумм, которые превышают 700 рублей за каждый командировочный день, если командировка была внутри страны;
- сумм, превышающих 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.
Возврат на расчетный счет
Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.
Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.
Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.
Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.
КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:
- за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
- выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
- выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
- на госпошлины — 00000000000000000852.
Удержание из заработной платы подотчетных сумм по заявлению работника
Помимо общих ограничений, установленных в отношении удержаний из заработной платы работника по инициативе работодателя, необходимо учитывать также частные ограничения в зависимости от оснований удержаний. Удержание неотработанного аванса, невозвращенных подотчетных сумм, излишне выплаченной зарплаты Производить такие удержания возможно только при одновременном выполнении следующих условий (ч. 3 ст. 137):
- не истек один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат;
- работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Если эти условия, или хотя бы одно из них, не выполнены, то взыскать задолженность работника можно только в судебном порядке. Или же работник может добровольно погасить задолженность путем внесения денежных средств в кассу работодателя.
ТК РФ);
- восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военных действий, катастрофы, стихийного бедствия, крупной аварии, эпидемии и других чрезвычайных обстоятельств), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст.
Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?
В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.
Как же это сделать на практике?
Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.
Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.
Порядок выдачи денежных средств под отчет
Выдача работнику денег на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, связанные с осуществлением деятельности компании является обычной практикой. Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.14г. №3210-У.
Для минимизации наличного денежного оборота, в том числе, переводятся в безналичную форму расчеты с сотрудниками. Возможность использования банковских карт сотрудников, в том числе зарплатных, для расчетов по подотчетным суммам МинФин подтвердил еще в 2013 году в Письме № 02-03-10/37209.
Достаточно часто возникает вопрос: если возможно перечисление денег под отчет на банковскую карту работника, то возможен ли возврат подотчетных сумм на расчетный счет предприятия?
Сотрудник должен вернуть полученные суммы на командировочные или хозяйственные расходы, которые не были им израсходованы, в следующие сроки:
- в день истечения срока, на который были выданы денежные средства;
- в первый день выхода на работу после окончания командировки, отпуска, болезни и т.д., если окончание срока, на который были выданы деньги под отчет, приходится на эти периоды.
Удержание неизрасходованных подотчетных сумм
Итак, допустим, работник из полученных в подотчет денежных средств оплатил хозяйственные расходы предприятия, при этом у него осталась неизрасходованной определенная сумма денег. Или же он в течение срока, на которые ему были выданы наличные деньги под отчет, вовсе не осуществил и не оплатил хозяйственные расходы.
В первом случае работник должен представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним: вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия. Во втором случае в кассу предприятия работнику необходимо вернуть все деньги, которые он получил в подотчет. При этом отчет об израсходованных суммах им не оформляется.
Отметим, что документом, подтверждающим возврат работником неизрасходованных сумм и принятие этих сумм бухгалтером предприятия, является приходный кассовый ордер. Его унифицированная форма № КО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен авансовый отчет. Его унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. К этому документу отчитывающийся работник должен приложить документы, подтверждающие произведенные расходы: командировочное удостоверение, отчет по командировке, кассовые чеки, квитанции и другие документы на оплату хозяйственных расходов.
Повторим, что для представления отчета об израсходованных суммах и осуществления окончательного расчета по ним отведено три рабочих дня. Их следует отсчитывать или по истечении установленного руководителем предприятия срока, на который могут выдаваться наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из командировки.
Неизрасходованные подотчетные суммы подотчетное лицо должно вернуть в кассу предприятия одновременно с представлением в бухгалтерию авансового отчета.
Если работник не вернул неизрасходованные подотчетные суммы, то их удерживают из его заработной платы. Так поступать разрешает абзац 2 части 2 статьи 137 Трудового кодекса.
О подотчетных деньгах необходимо отчитаться в течение 3-х дней
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами главному бухгалтеру, бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю).
Проверка авансового отчета в бухгалтерии, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного физического лица, могут служить товарные чеки; накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату данного товара (работы, услуги).
Счет 71 активный или пассивный?
Чтобы понять, является ли счет 71 активным или пассивным, нужно разобраться в том, что показывают проводки, отражаемые на нем.
Счет 71 бухгалтерского учета — это синтетический счет, аналитика которого ведется по каждой подотчетной сумме. Он может иметь кредитовое и дебетовое сальдо как по аналитическим счетам, как и по счету в целом. Поэтому счет 71 в бухгалтерском учете относят к активно-пассивным счетам.
При этом по своей сути это активный счет. Ведь здесь показываются расчеты с работниками по суммам, полученным для оплаты нужд компании, а вовсе не расчеты по «скрытому кредитованию» организации ее сотрудниками в форме оплаты производственных и хозяйственных расходов.
При составлении бухгалтерской отчетности сальдо расчетов с подотчетными лицами на счете 71 показывается развернуто.
Дебетовое сальдо 71 счета показывается в составе краткосрочной дебиторской задолженности по строке 1230, а кредитовое — в составе краткосрочной кредиторской задолженности, которая показывается в строке 1520.
Малые предприятия, имеющие право вести учет в упрощенном порядке согласно п. 4 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, отражают кредитовые остатки в строке 1230 «Финансовые и другие активы», а кредитовые сальдо — в строке 1520 «Кредиторская задолженность».
Удержание подотчетных сумм из заработной платы
ИА ГАРАНТ
Учетной политикой не установлен срок, на который организация выдает работникам денежные средства под отчет. Какие могут быть налоговые последствия при несвоевременном возврате подотчетных сумм?
При осуществлении наличных расчетов с подотчетными лицами организации должны учитывать нормы Положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П).
Пунктом 4.
4 Положения N 373 установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю, авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
- Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например в приказе руководителя на выдачу денег под отчет).
- Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные средства по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.
- В случае, если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму денежных средств, то у него останется задолженность перед организацией.
Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, то в соответствии со ст.
137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы (ст.ст. 241, 248 ТК РФ).
Бухгалтеру ООО «Континент» Петровой О.П. 1 февраля 2018 года был выдан аванс в размере 4 000 рублей на приобретение канцтоваров для отдела бухгалтерии на срок 25 дней. Петрова приобрела канцтовары только на 2 500 рублей, о чем составила авансовый отчет, к которому приложила подтверждающие документы: кассовый и товарный чек. Оставшуюся сумму подотчетных денег – 1 500 рублей (4 000 – 2 500) Петрова не вернула в положенный срок, а написала заявление на взыскания с нее этой суммы с заработной платы за февраль 2018 года.
Зарплата Петровой за февраль составляет 35 000 рублей. Детей у сотрудницы нет, поэтому вычет по НДФЛ предоставлять ей не требуется.
Максимальная сумма удержаний из заработной платы за месяц составляет 20%:
35 000 х 20% = 7 000 рублей.
Сумма, которую необходимо удержать с Петровой меньше 20% от зарплаты, поэтому удержать мы ее можем в полном объеме.
Проводки будут следующими:
| Хозяйственная операция | Д | К | Сумма, рублей |
| Средства, выданные в подотчет отражены как недостача | 94 | 71 | 1 500,00 |
| Петровой начислена заработная плата | 44 | 70 | 35 000,00 |
| С зарплаты Петровой удержан НДФЛ (35 000 х 13%) | 70 | 68 | 4 550,00 |
| С Петровой удержана подотчетная сумма | 70 | 94 | 1 500,00 |
| Петровой перечислена зарплата | 70 | 51 | 28 950,00 |
Аналитический учет по счету 71
Контроль денежных сумм организуется по каждому работнику, получающему денежные средства для оплаты производственных, коммерческих расходов. В зависимости от того, каким назначен учетной политикой предприятия 71 счет — активный или пассивный, информация анализируется по виду остатков. Дебетовые суммы отслеживаются по дате получения с целью предотвращения повторных выдач наличных и ревизии за своевременностью предоставления авансовых отчетов. По кредиту счета 71, расчеты с подотчетными лицами контролируются для получения точных сведений о задолженности компании перед служащими и планирования ее погашения.
Синтетический и аналитический учет сумм, выданных работникам, или долг предприятия перед ними отражается в карточке. Внешний вид регистра варьируется в зависимости от используемой бухгалтерской программы.
Образец карточки счета 71 за период с 01.07.2017 – 10.07.2017:
| Период | Документ | Аналитика Дт | Аналитика Кт | Дебет | Кредит | Текущее сальдо |
| Сч | Сч | |||||
| Сальдо на начало | Д 10 000,00 | |||||
| 05.07.2017 | Авансовый отчет 65 от 04.07.2017
Оплата услуг по акту У097 от 01.06.2017 |
Аренда офиса | Пригорова А.А. | 26 | 12 000,00 | К 2 000,00 |
| 06.07.2017 | Расходный кассовый ордер 00045 от 06.07.2017 | Хлзрасходы | Пригорова А.А. | 50.01 | 2 000,00 | |
| Оборот за период и сальдо на конец | 12 000,00 | 2 000,00 | 0,00 |
Хочу продолжить рассказывать о формировании обороток по разным счетам, и сегодня на очереди оборотная ведомость по счету 71.
Бухгалтерский и налоговый учет
Задолженность сотрудника по подотчетным средствам является его обязательством перед работодателем. В категорию доходов сумма может перейти, если руководством компании будет принято решение простить долг. По истечении периода досудебного урегулирования проблемы (1 месяц) на размер задолженности начисляются страховые взносы. Сумму взносов можно зачесть или произвести ее возврат при выполнении одного из условий:
- сотрудником добровольно были возвращены средства;
- сумма долга была засчитана в расходы на основании авансового отчета и документов, подтверждающих целевой характер затрат.
Списание задолженности с уволенных сотрудников реализуется двумя путями:
- через расходование части резерва сомнительных долгов;
- через отнесение суммы долга на финансовые результаты.
В первом случае составляется проводка между дебетом 63 и кредитом 71 счета, во втором — дебетовый оборот записывается по 91 счету, а кредитовая запись — по 71 счету. Одновременно с этими корреспонденциями сумма отражается в забалансовом учете на счете 007. В данных забалансового учета информация о списанных безнадежных долгах такого типа должна отображаться на протяжении 5 лет с даты закрытия задолженности.
Ответы на вопросы читателей
? Вопрос 1: Работник взял в подотчет крупную сумму, часть истратил на себя, и теперь увольняется. Деньги возвращать не хочет. Его расчета при увольнении не достаточно, чтобы удержать из него подотчетные средства, потраченные на себя. Что делать? Удержать 20% и все? А как вернуть остальные?
Ответ: По закону можно удерживать не более 20%. В данном случае для возврата рекомендуем получить от работника заявление о согласии на удержание всей суммы, либо потребовать его вернуть деньги в кассу. Можно пригрозить судебным разбирательством. Подотчетные средства — это деньги организации, сотрудник обязан их истратить на нужды организации или вернуть. Суд будет на стороне работодателя, подотчетное лицо должно это понимать.
? Вопрос 2: Работнику выданы подотчетные деньги на командировку. Часть расходов он подтвердил документами, другую часть возвращать не хочет, прочит удержать из зарплаты. Размер его ближайшей заработной платы к выплате 15000. Подотчетная сумма, которую нужно вернуть — 10000. Может ли мы удержать из зарплаты сразу все 10000 руб., если человек не против?
Ответ: Да, по заявлению сотрудника вы можете удержать все 10000. При этом в заявлении не обязательно использовать термин «удержание», чтобы не было проблем. Лучше написать о «зачете заработной платы в счет задолженности по подотчетным суммам».
Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях.
Выдача подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.
Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.
Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.
Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.
Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.
Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.