Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности архивариуса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.
Архивариус имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
3.6. [вписать нужное].
Должностные обязанности архивариуса на предприятии – общие сведения о должности
Ведение архивов для хранения документации является прямой обязанностью большинства субъектов хозяйствования в Российской Федерации. И если в рамках небольшого предприятия с минимальным бумажным документооборотом с такими задачами легко может справиться руководитель, бухгалтер или кадровый сотрудник, то в крупных компаниях с большим документооборотом, архивной деятельностью может заниматься целый отдел. Наиболее часто востребованы архивариусы в следующих сферах деятельности:
- Финансовые и банковские учреждения.
- Страховые компании.
- Государственные учреждения.
- Крупные промышленные предприятия.
- Корпорации национального и международного уровня.
Название «архивариус» в целом не является юридически значимым. Профессиональные специалисты по ведению архивов обучаются на профессию архивиста и называются соответствующим образом. Однако в разговорной речи и, соответственно, при поиске персонала и его подборе чаще всего в отношении любых работников архива применяется именно обозначение «архивариус».
Основные обязанности архивариуса в архиве/на предприятии
Ключевые функциональные обязанности архивариуса включают следующее:
- осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии;
- организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
- принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
- участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;
- в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
- подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на госхранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
- ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
- участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
- следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
- контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
- выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
- подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
- принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
Также см. «Где искать архив трудовых книжек».
Сотрудник обладает такими правами:
- знать о проектах и решениях руководства компании, которые касаются его работы;
- выдвигать рекомендации по улучшению своего функционала;
- в рамках своей должности и инструкции уведомлять вышестоящее руководство в случае обнаружения недостатков в ходе выполнения своей работы, выдвигать предложения по их устранению;
- просить у вышестоящего руководства или остальных сотрудников всю документацию, которая нужна для осуществления своих обязанностей;
- обращаться к руководству предприятия для получения помощи и поддержки для выполнения прописанных должностных обязанностей.
Что нужно учесть при разработке должностной инструкции
Если в организации все-таки решено разработать должностную инструкцию, то следует учитывать следующее:
- Инструкции должны быть разработаны на все должности, имеющиеся в штатном расписании, включая должность генерального директора.
- Название должности, указанное в инструкции, должно совпадать с названием должности, указанным в штатном расписании. При изменении названия должности или структуры организации инструкции потребуется переутвердить.
- Мало разработать инструкцию и ознакомить с ней работников — она должна быть утверждена руководителем и введена в действие приказом.
- На предприятии должна быть организована регистрация должностных инструкций.
- В соответствии со ст. 68 ТК РФ с должностной инструкцией, как с документом, касающимся исполнения трудовой функции, работник должен быть ознакомлен под подпись до момента заключения трудового договора.
Где обучают профессии?
Стать студентом отделения «Документоведения и архивоведения» можно в 90 вузах страны.
- Около 10 учебных заведений находятся в Москве. К примеру, МГИМО, Московский технологический университет, Государственный университет управления, РГГУ и другие.
- В Санкт-Петербурге гуманитарный университет профсоюзов, Ленинградский госуниверситет, государственный университет промышленных технологий и дизайна.
- 4 вуза в Екатеринбурге.
- По 3 вуза в Казани, Нижнем Новгороде, Уфе, Краснодаре.
- По 2 университета в Улан-Удэ, Саратове, Самаре, Иркутске, Мурманске, Барнауле.
Получить специальность можно в колледже или техникуме, а также пройдя соответствующие курсы по переподготовке.
Несмотря на то, что современные компании постепенно переходят на хранение ценных документов в электронном формате, многие предприятия сохраняют архивный отдел в прежнем виде.
Архивариусу отправляют бумаги, уже вышедшие из документооборота фирмы. Это могут быть как внутренние документы – приказы, личные дела сотрудников, так и материалы, присланные из других структур – госуказы, судебные распоряжения и т.д.
Задача архивариуса систематизировать все архивные документы в соответствии с требованиями, нормами, правилами. Чтобы любую бумагу можно было без проблем «поднять из архива» при необходимости.
В круг обязанностей сотрудника архива входят:
- сортировка, размещение на стеллажах документов, сданных в архив;
- выдача справок;
- оформление входящей или исходящей документации;
- ведение учетных баз данных;
- составление описаний к архивным материалам;
- участие в комиссиях, где решается вопрос об уничтожении или списании устаревших документов;
- умение работать с компьютером;
- знание правил пожарной безопасности, их соблюдение.
Основные обязанности архивариуса в архиве/на предприятии
Ключевые функциональные обязанности архивариуса включают следующее:
- осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии;
- организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
- принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
- участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;
- в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
- подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на госхранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
- ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
- участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
- следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
- контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
- выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
- подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
- принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
Должностные обязанности архивариуса
Круг должностных функций архивариуса должен в первую очередь включать в себя те обязанности, которые непосредственно связаны с его профессиональной специализацией, так как именно из-за этих специальных навыков и принимается на работу сотрудник. Кроме того, каждый работодатель волен включать в круг должностных обязанностей сотрудника иные, отличные от стандартных, трудовые функции, которые могут как соответствовать профессиональным навыкам работника и лишь немного корректироваться в соответствии со спецификой и особенностями работы организации, так и не быть связанными с его специализацией.
К типовым должностным обязанностям архивариуса можно отнести:
- Организацию и ведение архивного делопроизводства на предприятии (как в бумажном, так и в электронном виде).
- Прием и регистрацию поступивших в архив документов.
- Хранение находящихся в архиве документов.
- Участие в составлении нормативных требований по учету и использованию архивной документации.
- Обеспечение доступа сотрудников к архиву, выдачу требуемых архивных документов.
- Составление отчетов.
- Ведение учетных и отчетных документов (журналов, реестров и т. д.).
К должностным обязанностям, не связанным с профессиональными навыками, которые могут быть включены в должностную инструкцию, относятся:
- Различные организационные требования по соблюдению трудового распорядка в организации.
- Обязанности, связанные с поддержанием в надлежащем порядке рабочего места и архивного помещения (к примеру, соблюдение противопожарной безопасности).
- Обязательства по сотрудничеству и взаимодействию с различными подразделениями организации.
Архивариус: особенности профессии
Согласно Квалификационному справочнику должностей, утвержденному Постановлением Министерства труда РФ №37 от 21.08.1998, архивариус является отдельной профессией.
Архивариус — это должностное лицо, в обязанности которого входит обеспечение сохранности документов в архиве, их своевременная опись и ликвидация (после того как обязательный срок хранения истечет). Обязанности архивариуса для резюме чаще всего включают в себя:
- создание системы хранения документов на предприятии;
- их отбор, упорядочивание и использование по запросам подразделений;
- контроль над ведением делопроизводства в компании и др.
Полный список обязанностей архивиста приведен в должностной инструкции, с которой обязаны знакомить каждого работника.
Параметры составления документа
В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.
При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:
Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:
Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.
Какое образование необходимо?
Учебных заведений, где обучают архивному делу, много. Чтобы поступить в вуз на отделение «Документоведение и архивоведение», необходимо сдать три вступительных экзамена. Первые два профильные – история и русский язык. Третья дисциплина – обществознание или иностранный язык – на усмотрение абитуриента.
Обучение в вузах для студентов очного отделения длится 4 года, для заочников – 5 лет.
Выпускники получают степень бакалавра.
Окончив учебное заведение, выпускник может работать не только архивариусом. В список смежных специальностей входят:
- документовед;
- библиотекарь;
- музеолог;
- специалист кадрового делопроизводства;
- историк (историк-архивист);
- делопроизводитель;
- помощник руководителя (секретарь, офис-менеджер).
Архивариус — очень специфичная специальность. Ее представитель в первую очередь должен быть ответственным. Ему надо четко осознавать свои права, а также понимать, какими будут последствия ненадлежащего исполнения обязанностей.
Архивист имеет право:
- выдвигать предложения по оптимизации работы отдела или целого направления;
- запрашивать в различных подразделениях предприятия информацию, которая необходима ему для выполнения своих обязанностей;
- изучать внутреннюю документацию организации, имеющую прямое отношение к его рабочей деятельности;
- настаивать на организации условий, необходимых ему для исполнения своих обязанностей (организационных, технических, материальных).
Архивариус должен быть готов нести ответственность при невыполнении требований должностной инструкции, нарушении внутреннего регламента, законов.
На пост архивариуса может быть принят специалист с профильным начальным профессиональным образованием. Наличие стажа работы не требуется. Также должность может получить соискатель с полным средним образованием, прошедший специальную подготовку в рамках установленной программы. Наличие опыта работы в такой ситуации тоже не становится определяющим фактором.
Профессиональный архивариус должен:
- знать единую систему делопроизводства;
- ориентироваться в нормативных актах, содержащих положения по правилам ведения архивов;
- владеть принципами составления документации, оформления дел, их подготовки к хранению или практическому применению;
- уметь составлять отчеты, оформлять акты;
- владеть навыками обращения с современными техническими средствами, применяемыми в архивах;
- уметь принимать, оценивать, проверять, хранить и утилизировать документы.
Профессия архивариус: какие плюсы и минусы
Из преимуществ выделяют такие:
- нет необходимости в высшем профильном образовании;
- работа не обременительна физически;
- тишина в том месте, где работает архивариус, минимум стрессовых ситуаций;
- размеренность рабочего времени;
- доступ к свободному совершенствованию индивидуальных качеств и квалификации.
К недостаткам профессии относят такие:
- низкая зарплата архивариуса;
- некоторые врачебные противопоказания;
- работа наедине с собой или в узком коллективе — как правило, в компании нет большого штата архивариусов;
- рутина, монотонность;
- не очень много возможностей развивать карьеру, однако при грамотном и ответственном подходе к работе можно стать руководителем архивного подразделения в учреждении, развиваться в смежных профессиях.