Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные трудовые книжки с 2020 года: всё, что нужно знать о переходе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник может устраиваться на работу без книжки, которая затем заводится ему работодателем согласно закону, либо есть другая возможность: трудовые или фактически трудовые отношения и начинаются и складываются без трудовой книжки.
Работница перестала ходить на работу и забрала трудовую книжку. Разбираем трудовой конфликт
«У работника закончился контракт 5 месяцев назад, согласно контракту она была обязана письменно уведомить нанимателя на продление либо прекращение трудовых отношений. Но продолжала работать и начислять зарплату. В апреле прекратила ходить на работу, при этом забрала свою трудовую книжку без записи (имела доступ). Как ее уволить теперь и что куда записать?» (Шагилян Эдуард Вардкесович).
Ольга Царик, главный государственный инспектор Бобруйского межрайонного отдела Могилевского областного управления Департамента государственной инспекции труда:
– Каждая из сторон, заключивших контракт (и работник, и наниматель), не позднее, чем за один месяц до истечения срока его действия, обязана письменно предупредить другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения.
Если по истечении срока действия контракта трудовые отношения фактически продолжаются, и ни одна из сторон не потребовала их прекращения, то трудовые отношения считаются продолженными на условиях трудового договора, заключенного на неопределенный срок. Началом действия трудового договора считается день, следующий за днем истечения срока действия контракта.
Когда работодатель может принять сотрудника без трудовой?
В законодательстве предусмотрена возможность принятия на работу сотрудника, трудовая книжка у которого отсутствует по уважительным причинам. Одной их таких причин может оказаться утрата данного документа сотрудником, когда восстановить книжку трудно по причине ликвидации работодателя или задержка предыдущим работодателем ее выдачи. В данной ситуации работник должен подать заявление, где сообщает, что у него нет на данный момент трудовой книжки и по какой причине.
В законодательстве не предусматривается, чтобы работодатель был обязан восстанавливать записи из трудовой, потерянной работником. Но если он предоставит достоверные данные о своей трудовой деятельности на основе справок, выписок из архива и трудовых договоров, тогда работодатель может внести эти данные при заполнении книжки.
Как убедиться в наличии заявления о смене способа ведения трудовой книжки, если оно подавалось на прошлом месте работы
Порой при трудоустройстве нового сотрудника возникают ситуации, когда в бумажном экземпляре трудовой книжки последней записью является дата и причина увольнения с предыдущего места работы. Тогда возникает вопрос: подавал ли новый сотрудник заявление о смене способа ведения сведений или нет?
Рассмотрим данную ситуацию с нескольких сторон и разберём порядок действий нового работодателя:
- заявление не подавалось вовсе, тогда при оформлении на работу необходимо продолжить ведение бумажного экземпляра трудовой книжки вплоть до подачи сотрудником заявления о переходе на электронную форму (если такое решение будет принято)
- было заявление об использовании бумажного экземпляра, текущему работодателю необходимо продолжить ведение трудовой ручным способом, при этом у работника сохраняется право на подачу нового заявления о смене способа ведения трудовой
Основные правила работы с электронными трудовыми книжками
По общему правилу все работодатели должны оформлять электронные трудовые книжки с 2020 г. Никаких исключений в данном случае нет — вне зависимости от организационно-правовой формы, размеров компании, численности персонала и т.д.
ЭТК представляет собой аналог бумажной трудовой, в которой также содержится информация о профессиональной деятельности работника и его трудовом стаже. Сведения передаются в ПФР для обработки и хранения в электронной базе фонда.
При трудоустройстве на работу гражданин предоставляет потенциальному работодателю сведения о своей трудовой деятельности либо вместе с трудовой книжкой, либо взамен ее. Сведения из ЭТК используются в обычном порядке для исчисления трудового стажа и внесения информации в трудовую книжку.
Сотрудник может получить сведения о своей профессиональной деятельности несколькими способами:
- у последнего работодателя;
- через ПФР;
- в МФЦ;
- через Госуслуги.
Внесение изменений в законодательство в части введения электронных трудовых книжек повлекло за собой необходимость проведения в учреждениях определенных мероприятий, а также установления новых обязанностей для должностных лиц кадровой, бухгалтерской (либо иных) служб. Следовательно, нужно будет издать приказы по учреждению:
- об утверждении плана мероприятий в связи с введением электронных трудовых книжек;
- о назначении ответственных лиц за ведение электронных трудовых книжек.
2. Внесите изменения в локальные акты
Скорректировать потребуется и некоторые локально-нормативные акты учреждения. В частности, нужно будет:
- внести изменения в должностные инструкции лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек и за представление соответствующей отчетности;
- скорректировать график документооборота в части установления алгоритма и сроков подготовки необходимых документов и сведений;
- дополнить новыми формулировками локальные акты, в которых упоминается трудовая книжка, например правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), инструкцию по делопроизводству.
Риски, о которых стоит знать
Пару слов хотелось бы также сказать о проблемных аспектах, связанных с переходом на КЭДО. Если не все сотрудники дадут согласие на электронный документооборот, работодатель не сможет массово перейти на КЭДО. Поэтому важно заинтересовать их плюсами перехода на онлайн-формат, продемонстрировать удобство для них, подготовить инструкции с простым объяснением, как работать в новой системе.
Также рекомендуем сначала протестировать КЭДО в компании на части сотрудников. Для пилотного запуска лучше выбирать подразделение из следующих двух вариантов:
- удаленное, с которым часто возникают проблемы в обмене бумажными документами, или
- наиболее близкое, лояльное и инновационное – обычно это ИТ-служба или сотрудники самого отдела кадров. Участники пилота быстро почувствуют эффект и поделятся положительным опытом с остальными подразделениями.
Но имейте в виду, либо для тестирования вы оформляете полный комплект необходимых документов, и конкретная группа работников у вас полностью переходит на ЭДО, либо такие документы вы не делаете, но тогда во время тестирования все документы дублируются на бумажном носителе.
Еще один нюанс – согласия нужно собирать в бумажном виде. Например, в нашей компании сотрудники уже привыкли подписывать почти все документы в электронном виде. Получение подписей на бумаге потребует больше контроля и трудозатрат со стороны кадровых специалистов. Но сделать это нужно будет однократно.
Кроме того, существует разница в требованиях при работе на удаленке и в офисе: отличаются перечни документов, к которым применяется УКЭП, для офисных сотрудников есть исключения – не все документы можно перевести в цифровой вид (см. ст. 312.3 и 22.3 ТК РФ). Это тоже добавляет хлопот кадровику.
Что будет с бумажными трудовыми книжками?
Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.
А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.
При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.
Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.
Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.
Работница перестала ходить на работу и забрала трудовую книжку. Разбираем трудовой конфликт
«У работника закончился контракт 5 месяцев назад, согласно контракту она была обязана письменно уведомить нанимателя на продление либо прекращение трудовых отношений. Но продолжала работать и начислять зарплату. В апреле прекратила ходить на работу, при этом забрала свою трудовую книжку без записи (имела доступ). Как ее уволить теперь и что куда записать?» (Шагилян Эдуард Вардкесович).
Ольга Царик, главный государственный инспектор Бобруйского межрайонного отдела Могилевского областного управления Департамента государственной инспекции труда:
– Каждая из сторон, заключивших контракт (и работник, и наниматель), не позднее, чем за один месяц до истечения срока его действия, обязана письменно предупредить другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения.
Если по истечении срока действия контракта трудовые отношения фактически продолжаются, и ни одна из сторон не потребовала их прекращения, то трудовые отношения считаются продолженными на условиях трудового договора, заключенного на неопределенный срок. Началом действия трудового договора считается день, следующий за днем истечения срока действия контракта.
Прием работника без ТК, но при наличии страхового свидетельства
В 65-й ст. ТК указан перечень документов, которые предоставляются работником работодателю. При этом, если книжки нет, работодатель не может послать работника по прежнему месту занятости за дубликатом, а обязан завести ему новую (5-й пункт).
В этом случае работник предъявляет паспорт и страховое свидетельство (как минимум), а военнообязанный предоставляет также документы воинского учета (военный билет, свидетельство и др.) Если должность предполагает определенную подготовку, навыки или состояние, то работник также приносит дипломы, справки и проч. документы.
Кроме написания заявления с просьбой выдать новую книжку, порядок приема ничем не отличается от обычного.
Что запомнить о переходе на электронные трудовые книжки
- В 2021 году и далее все работодатели обязаны предоставлять в ПФР отчеты о кадровых мероприятиях. На основании этих отчетов в базе фонда формируются данные о трудовой деятельности всех работников — электронные трудовые книжки.
- Работник, у которого уже была бумажная трудовая книжка на 31.12.2020 года, может продолжать ее использовать. Однако работодатель обязан предоставлять информацию в ПФР и по таким сотрудникам. Сотрудник, сохранивший бумажную трудовую книжку, имеет право в любой момент отказаться от нее.
- Все, кто впервые устраивается на работу в 2021 году или позднее, бумажную трудовую книжку уже не получат. Информация об их трудовой деятельности будет храниться только в электронном виде.
- Сотрудники, которые отказались от бумажных трудовых книжек, могут в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности у работодателя или в ПФР.
Электронная трудовая книжка: истекает срок уведомления работников о возможности перехода на ЭТК
корр. «Быково-медиа»
Пенсионный фонд РФ напоминает, что осталось меньше месяца для уведомления работодателем каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Также работника следует уведомить о праве сделать выбор между электронной и бумажной трудовой книжкой и подать работодателю соответствующее заявление.
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от19.06.2020 № 887 срок уведомления истекает 31 октября 2020 года.
Обращаем внимание, что работникам в срок до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.
Можно ли не оформлять новому сотруднику бумажную трудовую книжку
Рассмотрим две ситуации:
В бумажной трудовой нет записи о выборе сведений о трудовой деятельности
Если работник на предыдущем месте работы выбрал электронную трудовую книжку, то работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую на руки. Перед этим в нее вносится запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
При увольнении работнику выдают форму СТД-Р (утв. Приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н), которая содержит сведения о периоде работы у данного работодателя.
При приеме на новое место работы этот сотрудник представляет форму СТД-Р. В данном случае новый работодатель не должен заводить на него бумажную трудовую.
Если сотрудник трудоустраивается с бумажной трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о выборе сведений о трудовой деятельности, новый работодатель продолжает вести бумажную трудовую.
Отчет по форме СЗВ-ТД подается и в том случае, если работник выбрал ведение трудовой книжки в бумажном формате (ст. 66.1 ТК РФ). При приеме сотрудника отчитаться в ПФР нужно на следующий день после издания приказа (Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 № 590).
Работодатель может уточнить у сотрудника, подавал ли он на предыдущем месте работы заявление о выборе формы ведения трудовой книжки.
Работодатель не может принять от нового сотрудника заявление о выборе формы трудовой книжки до момента заключения трудового договора и издания приказа — соискатель еще не является его работником. Соответственно, до принятия заявления необходимо работника трудоустроить.
Поскольку на момент заключения трудовых отношений работник использует бумажную трудовую книжку, он должен передать ее работодателю (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Работодатель должен принять ее и внести запись о трудоустройстве на работу (письмо Минтруда РФ от 07.10.2020 № 14-2/ООГ-15729).
Только после этого сотрудник может подать заявление о выборе сведений о трудовой деятельности. Работодатель вносит в бумажную трудовую соответствующую запись и выдает ее на руки работнику.
Трудоустройство на первое место работы
В соответствие с п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, бумажная трудовая книжка не оформляется, если сотрудник впервые трудоустраивается на работу после 31 декабря 2020 года. Формирование сведений о трудовой деятельности производится в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Если же сотрудник трудоустраивается до 31 декабря 2020 года, ситуация не столь однозначна.
По закону работодатель должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если это место работы является для сотрудника основным (ст. 65 ТК РФ).
После оформления трудового договора и издания приказа о приеме на работу работодатель должен в течение недели оформить новому сотруднику трудовую книжку и внести в нее запись о приеме (п. 8 Положения о ведении трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Соответствующие рекомендации дал заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец на горячей линии.
Указанная норма не отменена, а поскольку работник устраивается на первое место работы до 31 декабря 2020 года, то работодатель не освобожден от обязанности завести трудовую книжку.
Однако существует нюанс — те самые пять дней с момента трудоустройства, после которых работодатель начинает вести трудовую книжку. По мнению онлайнинспекции.рф, если работник в этот период подаст заявление о выборе электронного сохранения сведений о трудовой деятельности, то работодатель может не заводить на него трудовую книжку.
Как сдавать отчет о трудовой деятельности сотрудников в ПФР
С 2020 года все работодатели сдают в пенсионный фонд новый вид отчетности — сведения о трудовой деятельности. Это основа для формирования электронных трудовых книжек. ПФР собирает все сведения о том, где, когда и кем работал сотрудник, в единую базу данных.
Отчет сдают по форме СЗВ-ТД. Он подается по всем сотрудникам, занятым по трудовым договорам, включая декретниц, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу у нескольких работодателей. Если сотрудники работают по гражданско-правовым договорам, отчет СЗВ-ТД по ним подавать не нужно.
Сведения о трудовой деятельности включают:
Вот какие сведения о работе нужно включить в отчет:
Отчет подается в ПФР, если у сотрудника изменились какие-то сведения из перечисленных. Например, он устроился на работу или получил повышение. Если ничего не меняется, не нужно сдавать пустые отчеты или дублировать сведения из предыдущих.
Срок отправки отчета зависит от того, что произошло с сотрудником:
Форма для отчета утверждена ПФР, она едина для всех организаций и всех ИП с сотрудниками. Порядок подачи такой же, как и по обычной отчетности в ПФР: компании, в которых меньше 25 человек, могут сдавать отчет в бумажном или электронном виде, остальные сдают только в электронном.